Đăng ký chương trình khuyến mãi là thủ tục cần thiết trong mọi doanh nghiệp nhằm xúc tiến hoạt động thương mại. Trước khi thực hiện chương trình khuyến mãi Doanh nghiệp cần làm thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc này thực hiện tại cụ thể địa phương mà chương trình khuyến mãi của công ty bạn thực hiện. 

I. TẠI SAO PHẢI ĐĂNG KÝ KHUYẾN MÃI

Tuân thủ quy định pháp luật

Thương nhân thực hiện chương trình khuyến mãi theo hình thức quy định tại Điều 13 Nghị định 81/2018/NĐ-CP và các hình thức khác theo quy định Luật thương mại (Khoản 9 Điều 92) phải thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động khuyến mãi và phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận trước khi thực hiện chương trình khuyến mại.

Thủ tục này là bắt buộc đối với những thương nhân thực hiện chương trình khuyến mại theo hình thức luật định.

Bảo vệ quyền lợi, lợi ích của khách hàng và thương nhân

Trong quá trình thực hiện chương trình khuyến mại có thể có nhiều vấn đề xảy ra gây ảnh hưởng đến quyền lợi, lợi ích của cả khách hàng tham gia chương trình lẫn Thương nhân thực hiện chương trình khuyến mại. Khi đó, Thương nhân đã đăng ký hoạt động khuyến mại có thể dễ dàng giải quyết các vấn đề này bằng cách áp dụng theo quy định trong thể lệ của Chương trình khuyến mại đã đăng ký. Nội dung của Thể lệ này đã được công khai rộng rãi đến toàn bộ khách hàng, những người có liên quan. Vì vậy, vấn đề sẽ nhanh chóng được giải quyết và đảm bảo quyền và lợi ích của cả khách hàng lẫn Thương nhân thực hiện chương trình.

II. KHI NÀO PHẢI ĐĂNG KÝ CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI

Trước khi thực hiện chương trình khuyến mại thương nhân phải gửi hồ sơ đăng ký hoạt động chương trình khuyến mại đến Sở Công thương/ Bộ Công thương. Phải được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền xác nhận trước khi thực hiện chương trình khuyến mại.

Thương nhân lưu ý về thời gian bắt đầu thực hiện chương trình khuyến mại để hồ sơ có thể được tiếp nhận xử lý và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận chấp thuận cho phép thực hiện chương trình khuyến mại.

III. ĐỐI TƯỢNG PHẢI ĐĂNG KÝ CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MẠI

Doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh trực tiếp thực hiện khuyến mại hoặc thực hiện khuyến mại thông qua các thương nhân phân phối như: bán buôn, bán lẻ, đại lý, nhượng quyền thương mại và các thương nhân phân phối khác theo quy định của pháp luật;

Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ khuyến mại thực hiện khuyến mại cho hàng hóa, dịch vụ của một Doanh nghiệp khác theo thỏa thuận.

IV. XÁC ĐỊNH CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN QUẢN LÝ ĐĂNG KÝ CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MẠI

Theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền xử lý hồ sơ đăng ký khuyến mại như sau:
Sở Công Thương: Xử lý hồ sơ đối với chương trình khuyến mại mang tính may rủi thực hiện trên địa bàn 01 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

Bộ Công Thương: Xử lý hồ sơ đối với chương trình khuyến mại mang tính may rủi thực hiện trên địa bàn từ 2 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trở lên và chương trình khuyến mại theo các hình thức khác.

Dựa theo phạm vi và hình thức chương trình khuyến mại Thương nhân có thể xác định được cơ quan tiếp nhận xử lý hồ sơ đăng ký khuyến mại.

V. HỒ SƠ KHI ĐĂNG KÝ KHUYẾN MẠI

Doanh nghiệp thực hiện đăng ký với Sở Công thương/ Bộ Công thương cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm những tài liệu sau đây:

• 01 Đơn Đăng ký thực hiện chương trình khuyến mại (Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 81/2018/NĐ-CP);

• 01 Thể lệ chương trình khuyến mại (Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 81/2018/NĐ-CP);

• Mẫu bằng chứng xác định Khách hàng trúng thưởng hoặc mô tả chi tiết về bằng chứng xác định trúng thưởng;

• 01 Bản sao giấy tờ về chất lượng của hàng hóa khuyến mại theo quy định của pháp luật.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ Thương nhân thực hiện Đăng ký khuyến mại theo quy trình.

VI. THỦ TỤC NỘP HỒ SƠ

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Thương nhân chuẩn bị các tài liệu như đã nêu tại mục 6.

• Tùy theo hình thức nộp hồ sơ Thương nhân chuẩn bị hồ sơ bản scan hoặc bản giấy để nộp đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Bước 2: Nộp hồ sơ tới Sở Công Thương/ Bộ Công thương

Thương nhân có thể lựa chọn một trong 3 hình thức sau:

• Nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền;

• Sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cung cấp.

Bước 3: Sở Công thương/ Bộ Công thương thẩm định đánh giá hồ sơ

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền xem xét, trả lời xác nhận hoặc không xác nhận việc đăng ký thực hiện chương trình khuyến mại của thương nhân;

Lưu ý: Thời gian xử lý hồ bắt đầu tính từ ngày nhận hồ sơ được ghi trên:

• Vận đơn bưu điện hoặc các hình thức có giá trị tương đương trong trường hợp gửi qua đường bưu điện.

• Ngày ghi trên giấy tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp nộp trực tiếp.

• Ngày ghi nhận trên hệ thống trong trường hợp nộp qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.

Trong trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng đúng theo quy định pháp luật, Cơ quan nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm gửi Thông báo đến Thương nhân đăng ký hoạt động khuyến mại bằng hình thức tương ứng với hình thức Thương nhân đó đã nộp hồ sơ đến.

Thương nhân sau khi nhận được thông báo sửa đổi hồ sơ đăng ký khuyến mại cần nhanh chóng sửa đổi các nội dung được yêu cầu. Sau đó nộp bổ sung hồ sơ sửa đổi đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Lúc này cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ xem xét và thẩm định hồ sơ theo quy định.

Bước 4: Sở Công Thương/ Bộ Công thương xác nhận đã đăng ký khuyến mại

Sau khi xem xét nội dung hồ sơ Đăng ký khuyến mại đúng theo quy định pháp luật, Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền xử lý hồ sơ sẽ ra văn bản xác nhận đăng ký thực hiện khuyến mại.

Trường hợp Bộ Công Thương đã xác nhận đăng ký thực hiện chương trình khuyến mại, Bộ Công Thương cần cung cấp cho các Sở Công Thương nơi có thương nhân tổ chức khuyến mại nội dung chương trình đã được xác nhận để phối hợp quản lý.

Thông tin về chương trình khuyến mại mà thương nhân đã đăng ký và được xác nhận sẽ được cơ quan nhà nước công khai (văn bản, trang tin điện tử,…). Các nội dung thông tin công khai bao gồm:

• Tên thương nhân thực hiện chương trình khuyến mại;

• Nội dung chương trình khuyến mại;

• Thời gian thực hiện chương trình khuyến mại;

• Tất cả địa bàn thực hiện chương trình khuyến mại.

Bước 5: Thương nhân thực hiện chương trình khuyến mại

Thương nhân đã đăng ký chương trình khuyến mại phải thực hiện chương trình khuyến mại theo những quy định sau:

• Thông báo công khai các nội dung thông tin về chương trình khuyến mại cho khách hàng theo quy định tại Điều 97 của Luật thương mại.

• Thực hiện đúng chương trình khuyến mại đã thông báo và các cam kết với khách hàng.

• Thương nhân phải trích 50% giá trị giải thưởng đã công bố vào ngân sách nhà nước trong trường hợp không có người trúng thưởng.

• Tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ khuyến mại nếu thương nhân thực hiện khuyến mại là thương nhân kinh doanh dịch vụ khuyến mại.

Lưu ý: Sau khi hết thời gian kết thúc chương trình khuyến mại Thương nhân cần công bố kết quả, trao thưởng và báo cáo kết quả thực hiện chương trình khuyến mại

VII. NHỮNG LƯU Ý KHI THỰC HIỆN ĐĂNG KÝ KHUYẾN MẠI

Các chương trình khuyến mại được thực hiện cần đảm bảo:

- Hợp pháp, trung thực, công khai, minh bạch và đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của cả khách hàng và thương nhân thực hiện chương trình.

- Tạo điều kiện cho khách hàng trúng thưởng nhận giải thưởng và phải giải quyết các khiếu nại liên quan chương trình khuyến mại xảy ra (nếu có).

- Bảo đảm chất lượng hàng hóa, dịch vụ được khuyến mại, dùng để khuyến mại.

- Nội dung chương trình khuyến mại không đưa ra điều kiện để khách hàng được hưởng khuyến mại là

- Không được sử dụng kết quả xổ số để làm kết quả xác định trúng thưởng, làm căn cứ để tặng, thưởng.

- Không được chấm dứt chương trình khuyến mại trước thời hạn đã đăng ký. Trừ những trường hợp đặc biệt.