I. Văn phòng ảo là gì ?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,….

Đối với các doanh nghiệp mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, trong môi trường cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, họ buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của mình. Thế nhưng, những doanh nghiệp này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn.

Vì vậy, phương án thuê văn phòng ảo giúp họ không còn băn khoăn về việc đầu tư vốn của mình nữa. Họ không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng dài hạn trong một thành phố xa hoa như Sài Gòn, các doanh nghiệp vẫn có thể thuê văn phòng ảo với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người. Cho nên đây được xem như là một giải pháp tốt giúp các công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

Trên thực tế, có rất nhiều ngành nghề kinh doanh là dịch vụ, những cá nhân mới khởi nghiệp cần đăng ký kinh doanh để hoạt động trên các sàn thương mại điện tử, ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn hay thông báo website … nhưng lại không có địa điểm hợp quy, vì vậy hình thức văn phòng ảo đã ra đời.

Văn phòng ảo thực tế là một dạng chia sẻ không gian, cho thuê địa điểm để đăng ký kinh doanh. Ví dụ: A có một mặt bằng thương mại có đủ điều kiện để đăng ký thành lập công ty, B đang muốn thành lập công ty nhưng không có đủ kinh phí để thuê 1 mặt bằng trị giá 20 triệu trong khi mục đích chỉ cần đăng ký kinh doanh. B liên hệ A để mượn địa chỉ A đang sở hữu để đăng ký kinh doanh và trả cho A mỗi tháng số tiền chỉ bằng 2/10 so với việc thuê mặt bằng. Pháp luật Việt Nam cũng không giới hạn số lượng doanh nghiệp trên một địa chỉ vì vậy điều này là hợp lệ.

II. Tại sao lại cần phải thuê nhà, văn phòng ảo để gắn biển tên công ty

1. Hợp pháp hóa trên hồ sơ đăng ký kinh doanh

Treo biển tên công ty được hiểu là thuê địa điểm để trụ sở trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Có nghĩa rằng doanh nghiệp trên thực tế chưa chắc đã được hoạt động tại địa điểm đó, việc thuê chỗ treo biển tên nhằm phục vụ thủ tục đăng ký kinh doanh mà thôi. Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì không phải vị trí nào cũng được đặt trụ sở doanh nghiệp mà phải là nơi có chức năng kinh doanh như: Mặt bằng tầng thương mại, shophouse, căn hộ codotel, nhà dân thông thường … những nhà chung cư có mục đích để ở hoặc khu tập thể không thể đặt trụ sở. Vì vậy nhiều doanh nghiệp kinh doanh online, IT, phần mềm thường làm việc cố định tại một căn hộ chung cư nào đó và thuê một nơi khác đặt trụ sở nhằm hợp pháp hóa trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

2. Thể hiện với đối tác

Thông thường khi ký hợp đồng thì những công ty sẽ chú ý đến địa điểm trụ sở của công ty phía bên kia. Khi nhìn thấy trụ sở công ty đặt tại những khu vực nổi tiếng như: Vinhome Riverside hoặc Tân cảng hoặc Đinh Tiên Lễ … rõ ràng sẽ được nể trọng hơn nhiều, giúp việc kinh doanh dễ dàng hơn. Vì lẽ đó những ngôi nhà được nhờ treo biển tên cũng có điều gì đó đặc biệt hoặc nằm trong khu vực trung tâm.

Ngoài ra, một người có quyền thành lập nhiều doanh nghiệp nhưng không ai muốn đặt cùng trụ sở doanh nghiệp tại một địa điểm duy nhất theo kiển “cho trứng vào một giỏ”. Vì vậy sẽ tách nhiều công ty tại nhiều địa điểm, khi một công ty có vấn đề sẽ không ảnh hưởng tới các công ty khác.

3. Vấn đề về thuế

Một số doanh nghiệp muốn nhận được ưu đãi về thuế quan dựa trên chính sách miễn thuế khi thành lập doanh nghiệp tại những vùng khó khăn, tuy nhiên doanh nghiệp lại không sở hữu nhà ở địa phương đó nên buộc phải tìm kiếm sự hỗ trợ từ phía người bản địa để đặt trụ sở công ty.

4. Tiết kiệm chi phí tối đa và đi kèm nhiều tiện ích

Đây cũng chính là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Vì ưu điểm đó mà thị trường cho thuê văn phòng ảo ngày càng phát triển mạnh mẽ.

III. Các lưu ý khi sử dụng nhà thuê, văn phòng ảo để gắn biển hiệu công ty

Đối với những chủ nhà, văn phỏng ảo khi cho mượn địa điểm để doanh nghiệp treo biển tên công ty sẽ nhận được 1 số tiền từ vài trăm đến vài triệu đồng một tháng. Ngược lại sẽ có những điều phát sinh như sau:

• Sẽ thường xuyên nhận được thư từ, tài liệu gửi tới;
• Cơ quan quản lý (cục thuế, UBND…) sẽ thường xuyên ghé thăm kiểm tra tình trạng hoạt động, gây phiền hà;
• Khi công ty nợ xấu hoặc có vấn đề, địa chỉ trụ sở sẽ là nơi những người đó nhắm tới và gây hại;
• Khi công ty hoạt động phi pháp, trốn thuế, bán hóa đơn … thì chủ nhà sẽ là người liên quan trong vụ việc và sẽ có mặt khi cơ quan thẩm quyền triệu tập giải quyết.

Nguồn: Sưu tầm