Hộ kinh doanh có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?

Hiện nay, hộ kinh doanh là một trong những đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử Theo Nghị định 123-2020-NĐ-CP và Thông tư 78-2021-TT-BTC. Vì vậy, nắm rõ các quy định pháp lý về đăng ký hóa đơn điện  và sử dụng  là một trong những yếu tố ưu tiên khi sử dụng.

1. Cơ sở pháp lý.

Quy định pháp luật về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Theo Nghị định 123-2020-NĐ-CP và Thông tư 78-2021-TT-BTC, từ ngày 01/07/2022, các cơ sở kinh doanh nói chung và hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Trường hợp nào bắt buộc hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Điều 6 Thông tư 78-2021-TT-BTC quy định 3 trường hợp hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh”.

Theo lộ trình triển khai, hiện nay, các hộ kinh doanh đã bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

Trường hợp hộ kinh doanh không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

• Hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn được sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan Thuế trong thời gian tối đa 12 tháng khi:
• Không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
• Không có hạ tầng công nghệ thông tin.
• Không có hệ thống phần mềm kế toán.
• Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

 Cơ quan thuế tiếp nhận dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn. Trong thời gian đó, cơ quan thuế sẽ có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Thời gian 12 tháng được tính như sau:

• Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước 01/07/2022: 12 tháng tính một lần kể từ 01/07/2022.
• Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/07/2022: 12 tháng kể từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn.

(Theo Khoản 2 Điều 11 Thông tư 78-2021-TT-BTC và Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

 2. Hình thức hóa đơn điện tử đối với 3 trường hợp hộ kinh doanh

Để có thể hoạt động trên cơ sở tuân thủ các quy định của pháp luật, hộ kinh doanh còn cần nắm được các quy định về hình thức hóa đơn điện tử, thời điểm xuất hóa đơn điện tử và thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

 Hình thức hóa đơn điện tử

Về hình thức hóa đơn điện tử, dựa vào từng trường hợp cụ thể, hộ kinh doanh sẽ sử dụng các loại hóa đơn điện tử như sau:

• Phương pháp kê khai: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế, Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế khởi tạo từ máy tính tiền có kết chuyển dữ liệu đến cơ quan Thuế
• Theo phương pháp khoán: Hóa đơn điện tử có mã do cơ quan Thuế cấp theo từng lần phát sinh
• Khai thuế theo từng lần phát sinh: Hóa đơn điện tử có mã do cơ quan Thuế cấp theo từng lần phát sinh

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử

Các hộ kinh doanh hoạt động theo các phương pháp khai thuế khác nhau sẽ có thời điểm xuất hóa đơn điện tử khác nhau. Cụ thể:

• Hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai: Ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ
• Hộ kinh doanh theo phương pháp khoán: Khi hộ kinh doanh có yêu cầu theo từng lần phát sinh
• Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh: Khi hộ kinh doanh có yêu cầu theo từng lần phát sinh

Thủ tục đăng ký sử dụng

Về thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, tùy thuộc vào phương pháp khai thuế, hộ kinh doanh sẽ sử dụng các mẫu đăng ký sau đây.

• Hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai: Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua T-VAN
• Hộ kinh doanh theo phương pháp khoán: Mẫu số 06/ĐN-PSĐT bằng hình thức đăng ký trực tiếp với cơ quan Thuế
• Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh: Mẫu số 06/ĐN-PSĐT bằng hình thức đăng ký trực tiếp với cơ quan Thuế

3. Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

3.1. Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải đảm bảo đáp ứng đủ các điều kiện sau mới được đăng ký hóa đơn điện tử

• Có thiết bị kết nối Internet.
• Có địa chỉ thư điện tử.
• Có sử dụng chữ ký số theo thông tin mã số thuế.
• Có sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.

Đối với hộ kinh doanh tại địa bàn có điều kiện khó khăn và đặc biệt khó khăn (thuộc trường hợp người nộp thuế không phải trả tiền dịch vụ theo Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP)

• Truy cập Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/, chọn Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn của hệ thống.

Chọn Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại trang chủ Cổng thông tin hệ thống hóa đơn điện tử

• Trong vòng 15 phút kể từ khi nhận được tờ khai đăng ký, Cổng thông tin của Tổng Cục Thuế sẽ gửi tới người đăng ký email thông báo tiếp nhận hoặc không tiếp nhận tờ khai.
• Sau khi được chấp nhận tờ khai đăng ký hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh sẽ được nhận email có chứa tài khoản và mật khẩu để đăng nhập trên Cổng thông tin điện tử.

Đối với các trường hợp còn lại: Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ. Sau đó chọn mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và nhập các thông tin để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý:

1. Tùy theo từng nhà cung cấp hóa đơn điện tử sẽ có giao diện đăng ký khác nhau, Người đăng ký cần tiến hành điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn của phần mềm hóa đơn điện tử hoăc nhà cung cấp T-VAN đang sử dụng
2. Sau khi được chấp nhận tờ khai, hộ kinh doanh phải ngưng sử dụng và tiến hành tiêu hủy hóa đơn giấy đã mua của cơ quan Thuế nhưng chưa sử dụng (nếu có) (Theo Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

3.2. Đối với hộ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp khoán hoặc theo từng lần phát sinh

Cách đăng ký hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc nộp theo từng lần phát sinh sẽ phụ thuộc vào địa điểm nơi hộ kinh doanh tiến hành hoạt động kinh doanh. Cụ thể:

• Đối với hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến Chi cục thuế tại nơi đang hoạt động kinh doanh.
• Đối với hộ kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến Chi cục thuế nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh.

Nguồn: Amis.Misa.VN