Doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quản lý nhân sự, kiểm soát quy trình làm việc hoặc phát sinh tranh chấp nội bộ? HTDNV Group cung cấp dịch vụ xây dựng quy chế, quy trình, quy định cho doanh nghiệp bài bản, đúng pháp luật và phù hợp thực tế vận hành giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả, giảm thiểu rủi ro pháp lý.

I. Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019.
• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020.
• Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 ngày 25/06/2015.
• Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015.
• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/06/2019.
• Nghị định số 145/2020/NĐ-CP.

Theo Khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động theo quy định pháp luật hiện hành.

Trường hợp dưới 10 lao động: Không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản. Tuy nhiên, các nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng lao động (theo Khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).

II. Quy chế, quy trình, quy định là gì? Và bao gồm những nội dung gì?

Quy chế, quy trình, quy định là văn bản nội bộ quy định quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của người lao động và người sử dụng lao động, cũng như cách thức thực hiện, tổ chức hoạt động và quản lý nhân sự, tài sản, quy trình công việc.

Các quy chế, quy trình, quy định mà doanh nghiệp thường phải xây dựng, bao gồm:

• Nội quy lao động, quy định về giờ làm việc, kỷ luật, quyền lợi người lao động;
• Quy trình vận hành nội bộ, quản lý hồ sơ, tài sản, thiết bị;
• Quy định về bảo mật thông tin, quyền sở hữu trí tuệ;
• Quy trình xử lý vi phạm, khen thưởng, kỷ luật;
• Các quy định đặc thù theo từng ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp hoặc chức năng bộ phận.
• Ngoài yêu cầu về mặt pháp lý, đây còn là cơ sở để doanh nghiệp chuẩn hóa hoạt động quản trị, xác định trách nhiệm giữa các bộ phận và kiểm soát rủi ro trong quá trình vận hành.

>>> Xem thêm: Dịch vụ tư vấn Quản lý điều hành doanh nghiệp tại HTDNV

III. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quy chế, quy trình?

Việc đầu tư xây dựng một “bộ quy tắc” nội bộ chuyên nghiệp sẽ mang lại những lợi ích thiết thực:

Tạo hành lang pháp lý an toàn:

Giúp hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật, đặc biệt là pháp luật về lao động, tài chính, thương mại, hạn chế tối đa các tranh chấp và rủi ro bị xử phạt.

Nâng cao hiệu quả quản trị:

Phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân, phòng ban, giúp bộ máy vận hành nhịp nhàng, giảm thiểu xung đột.

Minh bạch hóa hoạt động:

Các quy chế về tài chính, lương thưởng, mua sắm… giúp mọi hoạt động được thực hiện một cách công khai, minh bạch, tạo dựng lòng tin trong nội bộ và với các đối tác, cổ đông.

Là nền tảng để phát triển bền vững:

Một hệ thống vững chắc cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô, chuyển giao công việc và duy trì văn hóa doanh nghiệp mà không bị rơi vào tình trạng hỗn loạn.

Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh:

Các quy định chặt chẽ giúp bảo vệ tài sản hữu hình và vô hình (thông tin, dữ liệu khách hàng, bí quyết công nghệ) của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Quy trình dịch vụ tư vấn tái cấu trúc doanh nghiệp

IV. Dịch vụ xây dựng quy chế, quy trình, quy định cho doanh nghiệp tại HTDNV Group

HTDNV Group cung cấp dịch vụ xây dựng quy chế, quy trình, quy định cho doanh nghiệp theo hướng bài bản, đúng quy định pháp luật và phù hợp với mô hình vận hành thực tế của từng doanh nghiệp.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và tư vấn ban đầu

• Thu thập thông tin về doanh nghiệp, quy mô, ngành nghề, bộ phận liên quan.
• Đánh giá nhu cầu, đề xuất phạm vi nội quy, quy trình, quy chế phù hợp.

Bước 2: Rà soát và thu thập dữ liệu

• Kiểm tra các quy định hiện có;
• Thu thập quy trình, hướng dẫn vận hành nội bộ;
• Xác định các điểm cần bổ sung để đảm bảo pháp lý và thực tế.

Bước 3: Soạn thảo nội quy, quy trình, quy chế

• Chuẩn hóa nội dung theo luật và đặc thù doanh nghiệp;
• Phân loại theo bộ phận, cấp bậc, quyền lợi và trách nhiệm.

Bước 4: Hướng dẫn triển khai và áp dụng

• Tư vấn phổ biến, đào tạo nhân sự;
• Hướng dẫn áp dụng và giám sát thực hiện.

Bước 5: Hoàn thiện và bàn giao

• Bàn giao hồ sơ hoàn chỉnh, bao gồm: nội quy, quy trình, quy chế, biểu mẫu kèm theo;
• Hướng dẫn doanh nghiệp lưu trữ, cập nhật và sửa đổi theo nhu cầu.

>>> Xem thêm: Dịch vụ tư vấn xây dựng sơ đồ tổ chức trong quản trị hiện đại tại HTDNV Group

V. FAQ - Câu hỏi thường gặp

1. Bao lâu nên rà soát, cập nhật nội quy, quy trình, quy chế một lần?

Doanh nghiệp nên rà soát ít nhất 1–2 năm/lần hoặc khi có thay đổi về luật, chính sách lao động hoặc cơ cấu tổ chức để đảm bảo nội quy, quy trình, quy chế luôn phù hợp và hiệu quả.

2. Nội quy, quy trình, quy chế có thay thế hợp đồng lao động hay thỏa ước lao động tập thể không?

Không. Nội quy, quy trình, quy chế là văn bản nội bộ bổ trợ quản lý nhân sự trong công ty, không thay thế hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể. Nếu mâu thuẫn, hợp đồng lao động và thỏa ước lao động vẫn được ưu tiên.

3. Có thể tùy chỉnh nội dung quy chế, quy trình, quy định theo đặc thù doanh nghiệp không?

Có. HTDNV Group thiết kế nội quy, quy trình, quy chế linh hoạt, phù hợp với đặc thù ngành nghề, quy mô và cơ cấu bộ phận của từng doanh nghiệp, đảm bảo khả thi và hiệu quả.

>>> Xem thêm: Quy trình thành lập doanh nghiệp mới nhất hiện nay

4. Sửa đổi nội quy lao động có phải đăng ký lại không?

Có. Khi sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục đăng ký lại nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

5. Không đăng ký nội quy lao động có bị phạt không?

Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, khi người sử dụng lao động thuộc trường hợp phải đăng ký nội quy lao động nhưng lại không tiến hành đăng ký nội quy lao động với cơ quan có thẩm quyền theo quy định thì có thể bị xử phạt hành chính với mức:

• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân vi phạm;
• Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức vi phạm.

>>> Xem thêm: Những thay đổi quan trọng về xử phạt hành chính ngành Kế toán

-----------------------------------------------

Việc xây dựng quy chế, quy trình, quy định nội bộ không chỉ là yêu cầu phục vụ hoạt động quản trị doanh nghiệp mà còn là cơ sở quan trọng để kiểm soát rủi ro pháp lý, chuẩn hóa vận hành và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong quá trình hoạt động.

►►► Gọi ngay 0909 206 247 hoặc 089 883 5656 để được chuyên viên HTDNV tư vấn miễn phí và hỗ trợ nhanh chóng!