Tổ chức bộ máy kế toán – Mô hình nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?
Tổ chức bộ máy kế toán đóng vai trò quyết định đến tính hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán tại mỗi đơn vị. Làm thế nào để xây dựng một mô hình tổ chức kế toán gọn nhẹ, khoa học, hợp lý, hiệu quả cao và phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu vấn đề này.
1. Tầm quan trọng của tổ chức bộ máy kế toán trong mỗi doanh nghiệp
Một doanh nghiệp, dù quy mô lớn hay nhỏ đều cần có bộ máy kế toán thường gọi là phòng/ban/bộ phận kế toán. Bộ máy kế toán đóng vai trò là mạch máu trong hoạt động của doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán, tài chính chặt chẽ, ổn định là nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán là tập thể các cán bộ, nhân viên kế toán cùng với các phương tiện, thiết bị kỹ thuật để thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê và công tác tài chính tại doanh nghiệp. Bộ máy kế toán giúp cho doanh nghiệp quản lý, phát triển theo hướng chủ động và hợp pháp. Thông qua kế toán, nhà quản lý doanh nghiệp có thể đo lường, phân tích tình hình tài chính của công ty, từ đó đưa ra những định hướng phát triển, gia tăng lợi nhuận trong lĩnh vực mà công ty đang hoạt động.
Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc cho từng kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong phòng kế toán của doanh nghiệp.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp phải bố trí người làm kế toán đảm bảo các quy định của Luật Kế toán, trong đó, số lượng người làm kế toán nhiều hay ít tùy thuộc vào quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý, mức độ phức tạp của công việc và biên chế của đơn vị. Doanh nghiệp có thể bố trí người làm kế toán kiêm nhiệm các công việc khác mà pháp luật về kế toán không nghiêm cấm.
Đây là phần không thể thiếu trong công tác xây dựng hệ thống kế toán, tài chính của doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán, tài chính tốt là hệ thống giúp doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu chiến lược của mình, nó bao gồm:
Cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc sản xuất các sản phẩm với chi phí thấp (nguyên liệu, nhân công, khấu hao, chi phí chung…)
Hỗ trợ cho việc kinh doanh (phân loại khách hàng, tổ chức tiêu thụ hàng hóa…), hỗ trợ cho công tác tài chính (nguồn vay, lãi vay…)
Hỗ trợ cho việc quản trị (thiết lập Báo cáo phân tích dòng tiền, doanh thu, lợi nhuận…)
Cảnh báo khi có các chỉ tiêu tài chính không tốt;
Đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động nhịp nhàng trong suốt quá trình hoạt động. Kể cả trong trường hợp nhân sự thay đổi, bộ máy kế toán cũng như các hoạt động của doanh nghiệp vẫn vận hành ổn định.
2. Cơ sở và các căn cứ xây dựng
Tổ chức bộ máy kế toán là công việc của tất cả các doanh nghiệp khi tham gia vào nền kinh tế. Tuy nhiên bản thân việc xây dựng bộ máy kế toán tại mỗi đơn vị lại rất khác nhau. Vậy đâu là cơ sở, căn cứ để xây dựng một bộ máy kế toán phù hợp?
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Khối lượng công tác kế toán là cơ sở ban đầu và quan trọng nhất để xây dựng bộ máy kế toán.
Khối lượng công tác kế toán bao hàm các giai đoạn, các công việc nghiệp vụ mà cán bộ kế toán phải thực hiện theo quy định của các cấp quản lý vì mục đích thu thập, ghi chép, kiểm tra, kiểm soát, báo cáo thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
Xét theo giai đoạn của quá trình hạch toán kế toán thì khối lượng công tác kế toán được thể hiện bằng các công việc cần hoàn thành ở từng giai đoạn cụ thể như sau:
- Giai đoạn lập chứng từ kế toán từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Giai đoạn phân loại sắp xếp thông tin trên các chứng từ kế toán đã lập và hạch toán lên sổ kế toán;
- Giai đoạn xử lý chọn lọc số liệu, kiểm soát và tiến hành lập báo cáo kế toán.
Nếu dựa vào mức độ các nghiệp vụ phát sinh cần ghi chép và phản ánh, khối lượng công tác kế toán bao gồm khối lượng công tác kế toán tổng hợp và khối lượng công tác kế toán chi tiết.
Xét theo đối tượng của việc cung cấp thông tin thì khối lượng công tác kế toán được chia thành công tác kế toán tài chính và công tác kế toán quản trị.
Theo từng nội dung nghiệp vụ cụ thể, khối lượng công tác kế toán được chia thành các phần hành kế toán. Mỗi phần hành kế toán là sự cụ thể hóa một nội dung công tác kế toán, gắn với đặc trưng của từng đối tượng kế toán, dó đó, nó thể hiện công việc kế toán gắn với một đối tượng kế toán nhất định. Tuy quy định về hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là giống nhau, nhưng tính chất của lĩnh vực hoạt động, quy mô và chức năng hoạt động của các đơn vị khác nhau sẽ dẫn đến phần hành kế toán trong các đơn vị kế toán không như nhau.
Khối lượng công tác kế toán phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô, phạm vi địa bàn hoạt động, ngành nghề sản xuất kinh doanh, yêu cầu của công tác quản lý và mục đích cung cấp thông tin của đơn vị, đồng thời cũng phụ thuộc vào trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên kế toán, trình độ trang bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán, công nghệ thông tin, khả năng phối hợp nhuần nhuyễn giữa các bộ phận…. Đây chính là những căn cứ giúp giám đốc, chủ doanh nghiệp, trưởng bộ phận tài chính kế toán từ đó xem xét xác định cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán thích hợp tại đơn vị mình.
Từ các căn cứ khách quan bao gồm: lĩnh vực hoạt động; quy mô, phạm vi địa bàn hoạt động; đặc điểm tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, người chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán sẽ xác định cơ cấu doanh thu, chi phí; ước tính, liệt kê khối lượng, mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo ngày, theo tháng và tính cho một năm của đơn vị mình.
Ví dụ: với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại thì khối lượng công tác kế toán tập trung ở nội dung nghiệp vụ kế toán bán hàng, kế toán kho, kế toán tiền mặt và kế toán công nợ. Tại các doanh nghiệp sản xuất và xây lắp, khối lượng công tác kế toán ngoài các nghiệp vụ bán hàng, kho, công nợ, thanh toán… còn tập trung phần lớn ở nội dung công tác quản lý chi phí, giá thành.
Các đơn đơn vị hoạt động trong ngành dịch vụ thì khối lượng công việc kế toán có thể chỉ phát sinh nội dung mua hàng, bán hàng, thanh toán. Quy mô nghiệp vụ kế toán phát sinh ở mỗi đơn vị khác nhau, phụ thuộc thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Với nhóm các nhân tố chủ quan bao gồm: biên chế, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ quản lý, nhân viên kế toán; trình độ trang bị, sử dụng phương tiện kỹ thuật tính toán, công nghệ thông tin; mức độ phân cấp quản lý tài chính, kết hợp với quy mô và tính chất khối lượng công tác kế toán, người chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán sẽ phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán và thiết lập các mối quan hệ trong công tác kế toán phù hợp.
3. Tổ chức bộ máy kế toán thông dụng
Từ cơ sở khối lượng công tác kế toán, các căn cứ hoạt động thực tiễn của từng doanh nghiệp, việc tổ chức bộ máy kế toán có thể lựa chọn một trong các mô hình sau:
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Theo mô hình này, toàn doanh nghiệp chỉ tổ chức 1 phòng kế toán trung tâm (ở văn phòng công ty/tổng công ty…), tại các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý, hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp và thực hiện công tác lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán.
Các đơn vị trực thuộc (xí nghiệp, phân xưởng, tổ, đội…) nếu có chỉ thực hiện hạch toán ban đầu hoặc thu nhận kiểm tra chứng từ ban đầu. Định kỳ các nhân viên hạch toán ban đầu ở các đơn vị phụ thuộc chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm để thực hiện toàn bộ các công tác còn lại.
Các doanh nghiệp thông thường sẽ sử dụng mô hình kế toán tập trung. Ngay cả đối với trường hợp doanh nghiệp có các chi nhánh hay các đơn vị thành viên nhưng các thành viên này trực thuộc hoàn toàn, không có sự phân chia quyền lực quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính thường vẫn sử dụng mô hình này. Đọc hơn kỹ về mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung để xây dựng cho doanh nghiệp.
Sơ đồ 2: Tổ chức mô hình kế toán tập trung
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Theo mô hình phân tán bộ máy kế toán được phân cấp thành: kế toán trung tâm và kế toán đơn vị trực thuộc. Kế toán trung tâm và kế toán đơn vị trực thuộc đều có riêng sổ kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo phân công, phân cấp kế toán.
Mô hình kế toán phân tán được biểu diễn theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Mô hình kế toán phân tán
Mô hình phân tán được lựa chọn trong điều kiện:
- Quy mô kinh doanh lớn, địa bàn kinh doanh rộng, phân tán;
- Cơ cấu kinh doanh phức tạp bao gồm nhiều loại hình kinh doanh, nhiều ngành nghề kinh doanh;
- Bao gồm nhiều đơn vị cơ sở cấu thành cùng phụ thuộc vào một pháp nhân kinh tế.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán kết hợp mô hình tập trung và mô hình phân tán
Trong thực tế, các doanh nghiệp có quy mô và cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh rất đa dạng. Vì vậy bộ máy kế toán của các doanh nghiệp không phải chỉ thuần túy được tổ chức theo mô hình tập trung hay phân tán mà thường có sự kết hợp giữa mô hình tập trung và mô hình phân tán với những mức độ kết hợp khác nhau tùy theo điều kiện của mỗi đơn vị. Mô hình này được gọi là mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp – tức là vừa tập trung vừa phân tán.
Mô hình kế toán hỗn hợp được biểu diễn theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Mô hình kế toán kết hợp vừa tập trung vừa phân tán
Theo Amis