• Mail: htdnv247@gmail.com
  • 0909 206 247

Sắp tới, Nghị định 123/2020/NĐ-CP sẽ có hiệu lực vào ngày 01/7/2022 và quy định các cá nhân, tổ chức kinh doanh sẽ sử dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực. Đồng thời, các chứng từ cũng được thể hiện dưới hình thức điện tử nếu các cá nhân, tổ chức có đăng ký sử dụng. Vậy thủ tục để đăng ký sử dụng chứng từ điện tử được thực hiện thế nào? 

1. Chứng từ điện tử là gì?

Theo khoản 5, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.

Như vậy, chứng từ điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử.

 2. Định dạng của chứng từ điện tử

2.1. Định dạng của biên lai điện tử

Theo Điểm b khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các loại biên lai gồm có:

(i) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;

(ii) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá;

(iii) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

Như vậy, có thể hiểu biên lai điện tử là các loại biên lai nêu trên được thể hiện dưới hình thức thông điệp dữ liệu điện tử.

Bên cạnh đó, theo khoản 1 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);

Lưu ý:

- Định dạng biên lai điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;

- Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của biên lai điện tử theo quy định pháp luật.

2.2. Định dạng chứng từ điện tử

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định này khấu trừ thuế TNCN

3. Thủ tục đăng ký biên lai điện tử

Bước 1. Đăng ký sử dụng biên lai điện tử

Tổ chức thu các khoản phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai điện tử thì thực hiện đăng ký sử dụng qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử của tổ chức thu các khoản phí, lệ phí và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-TNĐK Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này sau khi nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử để xác nhận việc nộp hồ sơ đăng ký sử dụng biên lai điện tử.

Bước 2. Cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử

Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này tới các đối tượng quy định tại khoản 1 Điều này về việc chấp nhận trong trường hợp đăng ký sử dụng biên lai điện tử hợp lệ, không có sai sót hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử không đủ điều kiện để chấp nhận hoặc có sai sót.

Bước 3. Thực hiện tiêu hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn, chưa sử dụng

Kể từ thời điểm sử dụng biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định này, tổ chức nêu tại khoản 1 Điều này phải thực hiện hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

Bước 4. Thay đổi thông tin đăng ký sử dụng biên lai điện tử (nếu có)

Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng biên lai điện tử tổ chức thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Căn cứ pháp lý

- Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

social