Chữ ký số là công cụ được sử dụng phổ biến trong các giao dịch điện tử góp phần thúc đẩy doanh số, Vậy chữ ký số là gì? sử dụng chữ ký số có thực sự tốt ? Hãy theo dõi bài viết của HTDNV Group để biết thêm về Chữ ký số, các lưu ý cho hộ kinh doanh

Khoản 5, 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP có giải thích ký số và chữ ký số dùng trong lĩnh vực kinh doanh như sau:

Theo đó, "Ký số" là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.

Còn "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa.

- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Có thể hiểu đơn giản chữ ký số được tạo nên từ các thông điệp dữ liệu và thể hiện dưới dạng chương trình trên máy tính, thường được sử dụng trong hợp đồng, chứng từ, hóa đơn của doanh nghiệp.  

Cá nhân, tổ chức có thể căn cứ tại Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP để biết được giá trị pháp lý của chữ ký số trong các giao dịch, thủ tục hành chính theo nội dung sau:

• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn.
• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn.
• Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.

Tham khảo thêm: 

1. Giải pháp hóa đơn điện tử từ MITASP 

2. Phần mềm kế toán từ MITASP 

3. Hợp đồng điện tử từ MITASP

4. Chữ ký số từ MITASP

Mặc dù chữ ký số tiện lợi và có nhiều ưu điểm là thế tuy nhiên đối với nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ để áp dụng chữ ký số vào việc xuất hóa đơn thì có thể căn cứ Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thực hiện như sau:

- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

- Không bắt buộc có chữ ký số.

- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Ngoài ra, tại khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020 cũng có quy định tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Do đó, việc sử dụng chữ ký số vào việc xuất hóa đơn hay đăng ký doanh nghiệp đều không bắt buộc đối với các doanh nghiệp nói chung và hộ gia đình nói riêng.

Để đăng ký thành lập hộ kinh doanh online thông qua mạng, bạn cần tuân thủ các bước quy định tại Tiểu mục a, Mục 1, Phụ lục II của Quyết định 1323/QĐ-BKHĐT năm 2023.

Bước 1: Chủ hộ đăng ký trên hệ thống

Người muốn đăng ký hộ kinh doanh cung cấp thông tin và tải văn bản điện tử trực tuyến. Sau đó, sử dụng chữ ký số để xác thực hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh theo quy trình trên hệ thống đăng ký hộ kinh doanh.

Bước 2: Cơ quan xử lý, giải quyết yêu cầu đăng ký

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện cung cấp giấy biên nhận hồ sơ và thông báo kết quả giải quyết thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cho người nộp hồ sơ qua mạng thông tin điện tử theo quy định trên hệ thống đăng ký hộ kinh doanh.

Hồ sơ đăng ký

• Theo quy định tại Tiểu mục b, Mục 1, Phụ lục II ban hành kèm theo Quyết định 1323/QĐ-BKHĐT năm 2023, chủ hộ kinh doanh cần chuẩn bị các giấy tờ sau để đăng ký thành lập:
• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh.
• Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ hộ kinh doanh hoặc thành viên trong hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh (trong trường hợp các thành viên trong hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh).
• Bản sao biên bản họp của thành viên trong hộ gia đình về việc thành lập hộ kinh doanh (trong trường hợp các thành viên trong hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh).
• Bản sao văn bản ủy quyền của thành viên trong hộ gia đình cho một thành viên khác được ủy quyền làm chủ hộ kinh doanh (trong trường hợp các thành viên trong hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh).

Hiện nay, theo Luật Giao dịch điện tử 2005 chữ ký số có thể giúp cá nhân, tổ chức kinh doanh thực hiện các công việc sau đây:

– Khai báo thuế qua mạng: Trong Luật Quản lý thuế 2019 có ghi rõ các doanh nghiệp có trụ sở tại các tỉnh hoặc thành phố có đủ cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai thuế qua internet.

Chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp thay thế chữ ký tay và hợp pháp hóa quá trình kê khai thuế. Có thể hiểu rằng, nếu không có chữ ký số thì doanh nghiệp không thể kê khai thuế qua mạng vì không có phương pháp chứng thực danh tính của doanh nghiệp.

– Ký hoá đơn điện tử hợp lệ: căn cứ hướng dẫn của Bộ Tài chính về hoá đơn điện tử, nội dung của hoá đơn điện tử gồm có: chữ ký điện tử của người bán, ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn; chữ ký điện tử của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. Như vậy, hoá đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký của người bán. Doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để ký hợp lệ vào hoá đơn.

– Kê khai BHXH điện tử: doanh nghiệp muốn kê khai BHXH điện tử cần có chữ ký số hợp lệ. Chữ ký số giúp cơ quan có thẩm quyền xác định danh tính người thực hiện kê khai và quy gán trách nhiệm pháp lý cho người kê khai đó.

Hộ kinh doanh có quy mô nhỏ, lẻ thì không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số vào việc xuất hóa đơn bán hàng đối với cơ quan thuế, chữ ký số rất hữu ích trong các giao dịch và thủ tục khác. Vì vậy, hộ gia đình có thể lựa chọn linh hoạt giữa các loại chữ ký cho phù hợp. 

Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tư vấn giấy tờ pháp lý cho doanh nghiệp được HTDNV Group hỗ trợ thủ tục một cách nhanh chóng và đơn giản. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi:

✅Đại diện cho doanh nghiệp tiến hành các thủ tục;

✅ Tư vấn và soạn thảo hồ sơ thay đổi phù hợp với yêu cầu của khách hàng và quy định của pháp luật;

✅ Hoàn thiện hồ sơ cho quý khách hàng;

✅ Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện các thủ tục pháp lý phát sinh;

✅ Hỗ trợ các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Toàn bộ bài viết về gia hạn vốn góp đầu tư. "HTDNV Group có kinh nghiệm và năng lực cung cấp các dịch vụ tư vấn liên quan đến Doanh nghiệp và đầu tư. Vui lòng tham khảo về dịch vụ của chúng tôi và liên hệ với đội ngũ Hành Trình Doanh Nghiệp Việt của chúng tôi thông qua website: www.htdnv.vn ".

Sau khi hoàn tất các thủ tục thành lập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế định kỳ theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, quá trình này không chỉ đòi hỏi sự chính xác mà còn tốn nhiều thời gian và công sức. Vì thế chúng tôi luôn có đội ngũ hỗ trợ "Kê khai báo cáo thuế" với chi phí chỉ từ 500.000đ cho Quý doanh nghiệp vừa mới thành lập.

►►► Dịch vụ kế toán thuế tại HTDNV Group

HTDNV Group tự hào là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ thuế trọn gói cho doanh nghiệp, bao gồm:

✅ Kê khai và nộp tờ khai thuế: Hỗ trợ doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và các loại thuế khác theo quy định.

✅ Quyết toán thuế: Thực hiện quyết toán thuế cuối năm, đảm bảo số liệu chính xác, hợp lệ và giảm thiểu rủi ro bị truy thu hoặc phạt do sai sót.

✅ Tư vấn và tối ưu thuế: Đưa ra giải pháp tối ưu chi phí thuế hợp pháp, giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng tài chính.

✅ Đại diện làm việc với cơ quan thuế: Giải quyết các vấn đề liên quan đến hồ sơ thuế, hoàn thuế, xử lý vi phạm hành chính về thuế nếu có.

►►► Dịch vụ phần mềm kế toán MitaSP tại HTDNV Group

HTDNV Group chuyên cung cấp dịch vụ phần mềm kế toán MitaSP cho doanh nghiệp, bao gồm:

✅ Dịch vụ chữ ký số: Giúp doanh nghiệp ký thay cho chữ ký tay trên các giấy tờ online như tờ khai thuế, hóa đơn, hợp đồng. Bắt buộc khi làm việc với cơ quan nhà nước qua mạng.

✅ Dịch vụ hóa đơn điện tử: Cho phép Doanh nghiệp tạo và gửi hóa đơn cho khách hàng qua máy tính. Không cần in giấy, ký điện tử hợp lệ, dễ lưu trữ và tra cứu khi cần.

✅ Dịch vụ phần mềm kế toán doanh nghiệp: Ghi chép thu – chi, theo dõi tiền bạc, báo cáo thuế và lãi lỗ. Quản lý tài chính rõ ràng, dễ kiểm soát.

👉 Xem chi tiết các dịch vụ tại: https://mitasp.com/

►►► Với đội ngũ giàu kinh nghiệm, HTDNV Group giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật về thuế mà không lo lắng về các thủ tục phức tạp.

Trên đây là những nội dung cơ bản về "Hộ kinh doanh có bắt buộc dùng chữ ký số?". Khách hàng có thể liên hệ trực tiếp HTDNV GROUP  để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.

Với quan điểm vì lợi ích cao nhất của khách hàng, chúng tôi – HTDNV GROUP xin cam kết:

Bài viết liên quan:

• Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền giúp cập nhật dữ liệu nhanh chóng
• Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm có thời hạn bao lâu? Hồ sơ, thủ tục chi tiết
• Các ngành nghề nào của HKD sẽ bị áp thuế siết chặt
• Mở tiệm bánh mì thì cần loại giấy phép gì? Dịch vụ thủ tục trọn gói, giá rẻ tại TP HCM
• Xin giấy phép kinh doanh cửa hàng bán lẻ LPG thì cần những thủ tục gì? Hướng dẫn chi tiết