1.Tại sao phải soát xét hồ sơ kế toán

Tại Việt Nam hiện nay, các quy định về chính sách kế toán, quy định về thuế thường xuyên thay đổi, Nếu không phải chuyên gia trong lĩnh vực kế toán- tài chính, không thường xuyên cập nhật những điểm mới trong thông tư, nghị định của bộ tài chính, doanh nghiệp sẽ thực hiện không đúng quy định.

Hình ảnh: Thông tư số 103/2014/TT-BTC về thuế nhà thầu, một sắc thuế đã làm khó không ít kế toán viên kỳ cựu

Đối với những doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, có những điểm khác biệt so với 1 doanh nghiệp thuần nội địa, do đó khó tránh được các rủi ro liên quan đến thủ tục kế toán, thủ tục thuế của nước nhà. Có thể thấy hiện nay, các thông tư, nghị định hướng dẫn kế toán ngày một chặt chẽ, lấp đầy những lỗ hổng trước đây. Cùng với đó, việc nhầm lẫn sai sót của kế toán là khó có thể tránh khỏi. Các doanh nghiệp thường lãng phí nhiều thời gian và nguồn lực khi cố gắng tự giải quyết các vấn đề này nhưng không mang lại hiệu quả. Những chế tài xử phạt đối với những sai phạm kế toán ngày một nặng, do đó, doanh nghiệp nên định kỳ chủ động soát xét lại hồ sơ kế toán.

Các nhà tư vấn kế toán chuyên nghiệp có thể giúp doanh nghiệp loại bỏ hầu hết tình trạng thiếu chắc chắn và nhầm lẫn quanh việc áp dụng các chuẩn mực kế toán và các thông lệ báo cáo, và giúp Doanh Nghiệp đạt được những kết quả mong muốn.

2. Khi nào cần soát xét hồ sơ kế toán

Đối với doanh nghiệp, việc soát xét hồ sơ kế toán định kỳ là vô cùng cần thiết, nhằm điểu chỉnh những nhầm lẫn, sai sót trong kỳ kế toán được kịp thời, nhanh gọn. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng đủ tiềm lực về tài chính để thực hiện điều đó. Thông thường, việc soát xét này thường được diễn ra trước khi doanh nghiệp tiến hành mở rộng kinh doanh, tăng vốn góp, mua – bán cổ phần, làm báo cáo kinh doanh để vay vốn ngân hàng, trước khi quyết toán thuế….

3. Mục đích của việc soát xét hồ sơ kế toán

Sau khi soát xét sổ sách kế toán, đơn vị tiến hành  sẽ phương án xử lý nghiệp vụ phát sinh không hợp lý hợp lệ tại doanh nghiệp, sau đó đưa ra phương án tốt nhất để xử lý những vấn đề phát sinh nghiệp vụ đó và tìm hướng khắc phục hậu quả. Lợi ích to lớn nhất của việc này là giúp phục vụ nhu cầu của nhà quản trị: ra được sản phẩm là báo cáo hợp lý, hợp lệ, đúng mục đích của dịch vụ soát xét như thuận lợi trong việc vay vốn ngân hàng, mở rộng kinh doanh. Đồng thời, trước mỗi kỳ quyết toán thuế, việc soát xét lại hồ sơ giúp giảm thiểu rủi ro về thuế của doanh nghiệp , giúp doanh nghiệp tự tin, chủ động hơn khi giải trình với cơ quan thuế

Do đó, có thể thấy việc soát xét hồ sơ kế toán là vô cùng cần thiết và quan trọng.

4. Công việc soát xét hồ sơ kế toán

- Kiểm tra các chứng từ phát sinh tại doanh nghiệp bao gồm (kiểm tra tên, con số, thông tin người mua, người bán, nội dung mua bán,…)

- Kiểm tra chứng từ lên báo cáo thuế, lên sổ sách kế toán đã hạch toán đúng tài khoản từng nghiệp vụ, con số nhập liệu đã đúng hay chưa?

- Đối chiếu sổ phụ ngân hàng lên sổ sách kế toán đã chính xác, hạch toán đúng tài khoản hay chưa? Kiểm tra tỷ giá trong trường hợp giao dịch ngoại tệ.

- Kiểm tra hàng tồn kho, phiếu nhập, phiếu xuất, bảng nhập xuất tồn, doanh nghiệp có tiến hành kiểm kê, đối chiếu hay không? Trong trường hợp doanh nghiệp có tính giá thành sản xuất hoặc giá thành dịch vụ thì kiểm tra việc tính giá có tuân thủ các quy định hiện hành, có đăng ký định mức hay không? Phần kiểm tra này có liên hệ chặt chẽ với doanh thu bán ra.

- Kiểm tra hợp đồng lao động, bảng lương, chính sách lương, đã đăng ký đầy đủ với các cơ quan nhà nước liên quan hay chưa, đóng BHXH đầy đủ không? Doanh nghiệp có thực hiện đầy đủ chấm công và bảng lương có ký nhận đầy đủ.

- Kiểm tra tài sản cố định, công cụ dụng cụ có hợp lý không? Cách tính khấu hao, thẻ tài sản cố định có theo dõi chi tiết hay không?

- Kiểm tra việc ghi nhận doanh thu, xuất hóa đơn có đúng thời điểm hay không (theo hợp đồng hay theo báo giá, quyết toán,…) (xuất hóa đơn sai thời điểm bị phạt rất nặng). Xuất hóa đơn có theo ngành nghề đăng ký của doanh nghiệp,…

- Kiểm tra các khoản chi phí của doanh nghiệp có phải là chi phí hợp lý theo quy định hiện hành tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

- Kiểm tra các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế TNDN, TNCN, GTGT của doanh nghiệp.

Khi rà soát sổ sách kế toán việc không thể thiếu đó là kiểm tra tính đầy đủ của số sách kế toán các năm. Phải thực hiện:

- Tập hợp sổ sách các năm bằng File cứng trên giấy kèm theo sổ cái, NXT và kèm theo Bảng giá thành cùng với CĐPS và Công nợ….

- Làm bảng theo dõi sổ tổng hợp và theo dõi sổ chi tiết về công nợ và tính sổ sách kế toán 

=> Sau khi kiểm tra xem sổ sách kế toán đã đầy đủ chưa kế toán phải chốt lại những điểm bất thường để đưa ra phương án xử lý nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp như thế nào sau đó đưa ra phương án tốt nhất để xử lý những vấn đề phát sinh nghiệp vụ đó và tìm hướng khắc phục hậu quả.

Xem thêm:
>>Một Số Sổ Sách Doanh Nghiệp Mới Thành Lập Bắt Buộc Mở<<
>>Bốn Loại Báo Cáo Tài Chính Thường Gặp Của Doanh Nghiệp<<