File Excel quản lý kho đơn giản miễn phí là một trong những biểu mẫu được nhiều doanh nghiệp tìm kiếm để sử dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ đang quản lý bằng Excel với số lượng ít các mã hàng hóa. Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm được mẫu file excel quản lý kho hàng mới nhất.
1. Các danh mục chính trong file excel quản lý kho đơn giản miễn phí
Danh mục hàng hóa, vật tư: Danh mục hàng hóa, vật tư thống kê các mã hàng hóa theo danh sách và quy chuẩn nhằm thống kê các loại hàng hóa, vật tư được xuất – nhập – tồn tại kho hàng.
Bảng kê nhập hàng: Từ các dữ liệu của phiếu nhập kho, kế toán doanh nghiệp sẽ thống kê và tổng hợp để xây dựng bảng kê file excel nhập hàng. Bảng này sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được số lượng hàng hóa đã nhập bao nhiêu, chủng loại như thế nào để từ đó có kế hoạch phân phối và kinh doanh hiệu quả.
Bảng kê xuất hàng: Căn cứ từ các dữ liệu của phiếu xuất kho, bảng kê xuất hàng sẽ tổng hợp và thống kê các loại hàng hóa đã được xuất bán. Việc kiểm soát lượng hàng hóa được xuất ra để bán sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch nhập hàng kịp thời, tránh thiếu hụt hàng hóa.
Báo cáo nhập – xuất – tồn: Kết quả cuối cùng là một báo cáo xuất nhập tồn. Đây là báo cáo cho phép kế toán doanh nghiệp xem được lượng tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ và số lượng nhập/xuất trong kỳ một cách chi tiết theo từng mã hàng.
Sổ chi tiết vật tư: Quản ký kho vật tư không hề đơn giản với kế toán các doanh nghiệp, bởi số lượng vật tư nhiều cùng các thông tin liên quan như chủng loại, kích thước… sẽ rất khó để kiểm soát. Do đó sổ chi tiết vật tư hàng hóa sẽ giúp kế toán dễ dàng sắp xếp, phân loại vật tư xuất nhập tồn tại kho.
Hình 1. File excel quản lý kho cần đảm bảo đầy đủ danh mục
2. Những nội dung cần có trong file excel quản lý kho, hàng hóa
File nhập xuất tồn đơn giản cần có bảng số liệu: Ghi số lượng nhập, mã hàng hóa, chứng từ, ngày. Cụ thể bao gồm:
Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày.
Sổ chi tiết hàng hóa: Tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất nhập, tồn kho, chứng từ, diễn giải.
Báo cáo xuất nhập tồn: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, dư đầu kỳ, đơn vị tính, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ.
Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, diễn giải, xuất nhập tồn, số lượng, giá tiền.
File quản lý kho bằng Excel cần có mẫu phiếu nhập kho, xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, hàng hóa, vật tư, mã số, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền.
file excel quản lý kho đơn giản miễn phí 2
Hình 2. Bảng tổng hợp vật tư nhập – xuất – tồn
3. Hướng dẫn tạo file excel quản lý kho đơn giản miễn phí
Để tạo file excel quản lý kho hàng, kế toán doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tạo file mới
Bước 2: Tạo số sheet tương ứng với các mục doanh nghiệp cần quản lý, ví dụ: NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
Bước 3: Tạo các thuộc tính liên quan đối với mỗi sheet cần quản lý, cụ thể:
Sheet NHAP bao gồm các thuộc tính như:
+ STT
+ Ngày
+ Tháng
+ Tên hàng
+ Số lượng
+ ĐVT
+ Đơn giá
+ Thành tiền
Sheet XUAT bao gồm các thuộc tính như:
+ STT
+ Ngày
+ Tháng
+ Tên hàng
+ Số lượng
+ ĐVT
+ Giá bán
+ Doanh số
Sheet DANH MỤC bao gồm các thuộc tính như:
+ STT
+ Mã hàng
+ Tên hàng
+ ĐVT
+ Đơn giá
+ Ghi chú
Sheet BAO CAO bao gồm các thuộc tính như:
+ STT
+ Mã hàng
+ Tên hàng
+ ĐVT
+ Tồn kho đầu kỳ
+ Nhập trong kỳ
+ Xuất trong kỳ
+ Tồn cuối kỳ
Ngoài các thông tin cơ bản kể trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các thông tin khác để file excel quản lý được chi tiết hơn. Các trường thông tin khác có thể bao gồm số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, địa chỉ nhà cung cấp…
4. Các mẫu file kế toán kho bằng excel cần có trong doanh nghiệp
4.1 Mẫu file nhập xuất tồn đơn giản
Mẫu file excel theo dõi xuất nhập tồn hàng hóa thường bao gồm các nội dung: Mã vật tư hàng hóa, Bảng nhập liệu, Báo cáo nhập xuất tồn, Sổ chi tiết vật tư công cụ dụng cụ,…
Hình 5. Mẫu theo dõi nhập xuất tồn đơn giản bằng excel
4.2 Danh mục quản lý kho
Danh mục quản lý thường bao gồm: Danh sách kho, nhóm vật tư hàng hóa, đơn vị tính, danh sách hàng hóa dịch vụ…
Hình 6. Danh mục quản lý kho
4.3 Hệ thống báo cáo kho
Hệ thống file excel báo cáo kho thường bao gồm: Báo cáo tổng hợp tồn kho, Báo cáo chi tiết kho, Báo cáo sản xuất, Báo cáo đối chiếu…
- Báo cáo tổng hợp tồn kho: Tổng hợp tồn kho; Tổng hợp tồn kho theo HSD; Tổng hợp tồn kho theo nhiều đơn vị tính; Tổng hợp tồn kho hàng nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược; Tổng hợp tồn kho hành nhận giữ hộ, gia công; Tổng hợp tồn trên nhiều kho; Tổng hợp tồn kho theo lô
- Báo cáo chi tiết kho: Sổ chi tiết vật tư hàng hóa; Sổ chi tiết vậy tư hàng hóa theo lô; Sổ chuyển kho nội bộ; Thẻ kho
- Báo cáo sản xuất: Báo cáo tiến độ sản xuất; Tổng hợp xuất kho theo lệnh sản xuất
- Báo cáo đối chiếu: Báo cáo đối chiếu nhập xuất kho giữa các chi nhánh; Đối chiếu nhập xuất giữa kế toán và thủ kho; Báo cáo đối chiếu kho và sổ cái