Quy định về xử lý hóa đơn sai xót theo thông tư 78 và Nghị định 123

19/11/2024
Phan Thị Phương Trinh

Quy định về xử lý hóa đơn sai xót theo thông tư 78 và Nghị định 123

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đôi khi trong quá trình lập hóa đơn sẽ không tránh khỏi những sai sót trong hóa đơn điện tử và có thể gây ra nhiều rắc rối cho doanh nghiệp của bạn. Nhưng đừng lo, bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết mọi khó khăn một cách dễ dàng. HTDNV Group sẽ hướng dẫn bạn từng bước để xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử sai sót, từ việc phát hiện sai sót đến việc lựa chọn giữa việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định mới nhất.

1. Các hình thức của hóa đơn

Hóa đơn là chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh và là căn cứ để doanh nghiệp thực hiện quyết toán với cơ quan thuế. Việc lập hóa đơn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật để hóa đơn có giá trị pháp lý.
Hiện nay, hóa đơn được thể hiện theo 2 hình thức là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Căn cứ theo Khoản 2 và Khoản 3, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP của chính phủ ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in như sau:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 23 Nghị định này để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Lưu ý:

Đối vối với hóa đơn điện tử (HĐĐT) cần phân biệt rõ hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

HĐĐT có mã của cơ quan thuế: là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên HĐĐT bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
HĐĐT không có mã của cơ quan thuế: là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

2. Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và Nghị định 123

Ngày 17/9/2021 Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ, trong đó có nêu một số điểm mới về nội dung xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

Trường hợp sai sót	Nguyên tắc xử lý sai sót	Căn cứ tại
I – ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý tại hình thức điều chỉnh/thay thế	Người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh.	Khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ	Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót	Các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện tại hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Trường hợp tại quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót	Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót	Hóa đơn điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), hóa đơn điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy)	Thực hiện tại quy định của pháp luật quản lý thuế.
II – ĐỐI VỚI BẢNG TỔNG HỢP DỮ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Trường hợp bảng tổng hợp đã gửi cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử	Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.	Khoản 2, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót	Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử tại quy định tại Nghị định 123	Điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “Thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP), trừ một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn trên hóa đơn điện tử tại quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123.

3. Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Trường hợp hóa đơn sai sót	Căn cứ	Phương án xử lý	Quy trình xử lý
Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai	Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP	Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế	Bước 1: Người nộp thuế lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT theo mẫu 04/SS-HĐĐT. Bước 2: Người nộp thuế lập hóa đơn mới, ký số gửi CQT để cấp mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn sai sót.
Trường hợp 2: Xử lý sai sót hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán tự phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế không sai và các nội dung khác cũng không sai	Điểm a Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP	Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn.	Bước 1: Người bán tiến hành gửi thông báo cho người mua về việc xảy ra sai sót trên hóa đơn và không lập lại hóa đơn mới. Bước 2: Người bán tiến hành thông báo với Cơ quan thuế về hóa đơn điện tử viết sai, sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp 3: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…	Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP	Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót. Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế	Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc mới, gửi cho bên mua và CQT nếu cần.
Trường hợp 4: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ	Điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC	Hủy hóa đơn đã lập	Hủy hóa đơn và thông báo CQT (Mẫu 04/SS-HĐĐT).
Trường hợp 5: Xử lý hóa đơn giấy sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử	Khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC	Lập hóa đơn điện tử mới thay thế	Lập văn bản thỏa thuận, thông báo CQT và lập hóa đơn mới.
Trường hợp 6: CQT phát hiện hóa đơn có sai sót và thông báo đến người bán	Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP	Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn	Nhận thông báo CQT, lập thông báo sai sót, và xử lý hóa đơn.
Trường hợp 7: Phát hiện hóa đơn Điều chỉnh hoặc Thay thế tiếp tục có sai sót	Điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC	Áp dụng hình thức xử lý đã dùng trước đó	Thực hiện theo quy trình đã áp dụng trước.
Trường hợp 8: Sai sót bảng tổng hợp hóa đơn gửi CQT	Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC	Gửi bảng tổng hợp bổ sung hoặc điều chỉnh	Gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung hoặc điều chỉnh.

Trên đây là những nội dung cơ bản về "Quy định về xử lý hóa đơn sai xót". Khách hàng có thể liên hệ trực tiếp HTDNV GROUP để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.

Với quan điểm vì lợi ích cao nhất của khách hàng, chúng tôi – HTDNV GROUP xin cam kết:

👉 Không phát sinh thêm bất kỳ chi phí nào khi sử dụng dịch vụ.

👉 Hỗ trợ trọn gói thủ tục, hồ sơ.

👉 Đảm bảo thời gian hoàn thành hồ sơ nhanh chóng, đúng hẹn.

👉 Đảm bảo đúng những quy định pháp luật.

👉 Tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc liên quan về pháp lý khi thành lập và vận hành

👉 Đồng hành và hỗ trợ xử lý những vấn đề phát sinh.