Trong quá trình quản lý hồ sơ thuế, doanh nghiệp hoặc người lao động có thể gặp trường hợp mất chứng từ khấu trừ thuế TNCN, gây khó khăn khi quyết toán hoặc chứng minh số thuế đã khấu trừ. Vậy khi làm mất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần xử lý như thế nào và mức phạt theo quy định hiện hành là bao nhiêu? HTDNV Group sẽ giúp bạn làm rõ trong bài viết dưới đây.
I. Căn cứ pháp lý
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15;
- Luật số 56/2024/QH15;
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP;
- Nghị định 132/2026/NĐ-CP;
- Thông tư 91/2026/TT-BTC;
- Thông tư 89/2026/TT-BTC.
II. Không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì có quyết toán thuế TNCN được không?
Theo nguyên tắc chung, bạn không thể tự quyết toán thuế TNCN nếu thiếu chứng từ khấu trừ thuế, nhưng vẫn có ngoại lệ nếu công ty cũ đã ngừng hoạt động hoặc giải thể.
Các trường hợp cụ thể:
- Công ty còn hoạt động: bạn không thể quyết toán thuế hay hoàn thuế nếu thiếu chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ tổ chức chi trả thu nhập. Bạn bắt buộc phải liên hệ công ty để yêu cầu cấp chứng từ điện tử.
- Công ty đã giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động: bạn vẫn được cơ quan thuế xem xét giải quyết quyết toán và hoàn thuế mà không cần chứng từ khấu trừ, dựa trên cơ sở dữ liệu quản lý ngành thuế.
>>> Xem thêm: Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có phải nộp báo cáo thuế không?
III. Các bước thực hiện xin cấp lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN
▶ Bước 1: Tìm lại chứng từ điện tử
Kiểm tra email hoặc hệ thống nhận chứng từ để tìm:
- File XML: dữ liệu chứng từ điện tử theo định dạng quy định;
- File PDF/bản thể hiện: dùng để xem, in và đối chiếu thông tin.
▶ Bước 2: Liên hệ đơn vị trả thu nhập
Nếu không tìm thấy, liên hệ công ty hoặc tổ chức đã khấu trừ thuế để đề nghị kiểm tra và gửi lại chứng từ đã lập.
▶ Bước 3: Kiểm tra dữ liệu trên eTax
Kiểm tra thông tin thu nhập và số thuế đã khấu trừ đã được cơ quan thuế ghi nhận hay chưa.
▶ Bước 4: Chuẩn bị tài liệu hỗ trợ khi cần
Trường hợp dữ liệu chưa đầy đủ, cá nhân có thể chuẩn bị thêm:
- Hợp đồng lao động;
- Bảng lương hoặc xác nhận thu nhập;
- Sao kê ngân hàng;
- Các tài liệu thể hiện số thuế TNCN đã bị khấu trừ.
>>> Xem thêm: Lương bao nhiêu phải đóng thuế thu nhập cá nhân 2026?
IV. Mất chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không?
Việc mất chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị phạt hay không phụ thuộc vào chủ thể và trách nhiệm lưu giữ chứng từ:
- Cá nhân có trách nhiệm quản lý tài liệu kế toán mà để mất chứng từ có thể bị phạt 5–10 triệu đồng.
- Nếu hành vi vi phạm thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp, tổ chức, mức phạt tương ứng là 10–20 triệu đồng.
- Riêng người lao động làm mất bản chứng từ TNCN được công ty cấp cho mình thì không thuộc trường hợp này và hiện không có mức phạt riêng chỉ vì làm mất bản chứng từ.
>>> Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
V. FAQ - Câu hỏi thường gặp
1. Mất chứng từ khấu trừ thuế TNCN có xin lại được không?
Có. Nếu cá nhân chỉ làm mất file hoặc bản thể hiện chứng từ điện tử, có thể liên hệ doanh nghiệp hoặc tổ chức đã khấu trừ thuế để tra cứu và gửi lại chứng từ đã lập.
2. Có thể dùng bản in chứng từ điện tử để quyết toán thuế không?
Có. Bạn hoàn toàn có thể dùng bản in chuyển đổi từ chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN để làm hồ sơ quyết toán thuế.
>>> Xem thêm: Thủ tục hoàn thuế GTGT mới nhất và quy trình thực hiện
3. Công ty đã giải thể thì lấy lại chứng từ khấu trừ thuế bằng cách nào?
Nếu công ty đã giải thể và không thể cung cấp lại chứng từ, cá nhân có thể:
- Kiểm tra dữ liệu trên eTax để đối chiếu thu nhập và số thuế đã khấu trừ;
- Liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn xử lý dựa trên dữ liệu đã được ghi nhận;
- Chuẩn bị thêm hợp đồng lao động, bảng lương, sao kê ngân hàng hoặc xác nhận thu nhập để hỗ trợ đối chiếu khi cần.
4. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị sai thông tin thì có phải cấp lại không?
5. Thông tin trên eTax Mobile khác với chứng từ công ty cấp thì xử lý thế nào?
Trường hợp số liệu trên eTax Mobile khác với chứng từ khấu trừ thuế TNCN do công ty cấp, cá nhân nên:
- Đối chiếu lại thu nhập, mã số thuế và số thuế đã khấu trừ;
- Liên hệ công ty trả thu nhập để xác định nguyên nhân chênh lệch;
- Nếu công ty kê khai sai hoặc đã điều chỉnh số liệu sau khi cấp chứng từ, đề nghị công ty điều chỉnh tờ khai quyết toán thuế TNCN trước khi cá nhân thực hiện quyết toán.
>>> Xem thêm: Dịch vụ soát xét và hoàn thiện báo cáo tài chính uy tín nhất hiện nay
-----------------------------------------------
Khi mất chứng từ khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp hoặc người lao động cần kiểm tra và xử lý sớm để tránh ảnh hưởng đến việc quyết toán thuế. Nếu đang gặp khó khăn về các thủ tục thuế, hãy liên hệ HTDNV Group để được tư vấn cách xử lý phù hợp, hạn chế rủi ro và tiết kiệm thời gian.
►►► Gọi ngay 0909 206 247 hoặc 089 883 5656 để được chuyên viên HTDNV tư vấn miễn phí!
Dịch