Kế toán ngành nhà hàng, khách sạn cần lưu ý những gì?

28/02/2025
Phan Thị Phương Trinh

Kế toán ngành nhà hàng, khách sạn cần lưu ý những gì?

Kế toán nhà hàng khách sạn tưởng chừng như hạch toán rất dễ vì bạn nghĩ rằng nó là dịch vụ đơn thuần và đưa hết vào doanh thu dịch vụ. Tuy nhiên trên thực tế khi làm kế toán tại nhà hàng khách sạn lại không hề đơn giản như bạn nghĩ. Một trong những lưu ý khi kinh doanh nhà hàng khách sạn là việc thực hiện kế toán mỗi năm. Vậy kế toán của các công ty kinh doanh ngành nhà hàng khách sạn cần các lưu ý gì? Bài viết này HTDNV Group sẽ giải đáp những thắc mắc trên của người đọc.

1. Đặc điểm dịch vụ kế toán khách sạn

Trước hết bạn phải phân biệt rõ hai lĩnh vực đó là kế toán khách sạn, nhà nghỉ và kế toán tại nhà hàng. Không thể gộp chung hai lĩnh vực này.

Như vậy khi làm kế toán cho công ty kinh doanh về lĩnh vực nhà hàng, khách sạn thì cần chú ý những vấn đề sau:

1.1 Các loại tài khoản

Thông thường có ba loại tài khoản, hoặc sổ cái, mà một khách sạn lưu giữ. Chúng là:

Tài khoản khách – Ghi lại các giao dịch xảy ra giữa khách và khách sạn của bạn. Ví dụ, khi khách đặt dịch vụ phòng.
Tài khoản không phải khách – Các giao dịch xảy ra giữa khách sạn của bạn và các bên khác, chẳng hạn như nhà cung cấp.
Tài khoản quản lý – Đây là một báo cáo cho thấy sức khỏe tổng thể của khách sạn đối với các nhà quản lý, chủ sở hữu và các bên liên quan, thường là hàng quý hoặc hai tháng một lần. Bạn có thể sử dụng báo cáo này để tạo ra một số báo cáo tài chính quan trọng giúp bạn quản lý hoạt động của mình.

Tất nhiên, trong ba loại này có thể có một loạt các sổ cái và chỉ số khác nhau được duy trì.

Thông thường biểu đồ tài khoản sẽ bao gồm:

Doanh thu/Thu nhập – Tiền thu được từ các dịch vụ bạn cung cấp (ví dụ: doanh số phòng).
Chi phí – Tiền chi ra để trả cho việc bảo dưỡng và bảo trì tài sản và dịch vụ của bạn (ví dụ: tiền lương nhân viên).
Tài sản – Những thứ bạn sở hữu hoặc quản lý để đảm bảo doanh thu trong tương lai (ví dụ: tiện nghi của bạn).
Nợ phải trả – Những thứ sẽ yêu cầu bạn phải trả tiền (ví dụ: nhà cung cấp).
Vốn chủ sở hữu – Về cơ bản là giá trị của doanh nghiệp bạn.

Đây không phải là cách chính xác mà bạn cần thiết lập cho khách sạn của mình. Biểu đồ tài khoản của bạn sẽ luôn phụ thuộc vào các chi tiết cụ thể của doanh nghiệp và các ưu tiên của bạn, nhưng các chỉ số này là một điểm khởi đầu tốt.

1.2 Kiến thức kế toán tại khách sạn cần có

Kế toán khách sạn không phức tạp như kế toán nhà hàng, nhưng bạn cũng cần chuẩn bị thêm các kiến thức sau:

Hóa đơn được bán ra đơn thuần là ghi nhận doanh thu dịch vụ.
Hóa đơn được mua vào đơn thuần là chi phí quản lý doanh nghiệp như chi phí văn phòng phẩm, tiền điện thoại, tiền internet,…
Đối với kế toán thì việc theo dõi và phân bổ CCDC (công cụ dụng cụ) là rất quan trọng và cần sự cẩn thận, vì khách sạn khi mới thành lập có rất nhiều công cụ dụng cụ cần phân bổ tính vào chi phí.
Việc theo dõi và tính chiếc khấu hao TSCĐ (tài sản cố định) cũng là một trong những công việc mà kế toán phải quan tâm.
Với lĩnh vực này, chỉ cần theo dõi được những yếu tố trên là bạn đã lập được báo cáo chính xác.
Lập báo cáo tài chính, thuyết minh báo cáo tài chính vào cuối năm.
Thống kê đầy đủ tình hình sử dụng hóa đơn tháng hoặc quý.
Báo cáo xuất, nhập có bị tồn nguyên vật liệu, thực phẩm,...
Lập bảng thống kê doanh thu, tình hình lời lỗ báo cho cấp trên.
Kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân cho tất cả nhân viên trong khách sạn

2. Đặc điểm dịch vụ kế toán nhà hàng

2.1 Kiểm soát giá cả hàng hóa nhập vào, các loại chi phí dịch vụ bán ra

a) Xây dựng định mức nguyên vật liệu (NVL)

Có thể xây dựng định mức NVL cho từng món ăn, trong đó thức ăn chính chiếm tỉ trọng cao nhất trong giá thành; từ đó tính được giá cost phân bổ các yếu tố phụ, bao gồm:

Xác định được chi phí NVL nào là chi phí chung cần phân bổ vào giá của từng món ăn như: chi phí gas hóa lỏng, tiền nước, tiền điện, nước mắm, gia vị khác,…thường là 20 – 30%. Từ đó, xây dựng được định mức NVL, kiểm soát hàng hóa nhập vào.
Căn cứ vào định lượng cụ thể các NVL từ Bếp trưởng và Bar trưởng để xác định các loại chi phí dịch vụ bán ra. Cụ thể:

b) Hạch toán tất cả các hóa đơn mua vào, hóa đơn dịch vụ bán ra

Hóa đơn mua vào nếu là hàng chợ (như: thịt cá, rau củ quả,…) thì lập bảng kê thu mua, xuất ngày qua hạch toán 621 không cần nhập kho.

Các loại chứng từ cần biết:

Bảng kê hàng hóa mua vào
Phiếu chi tiền
Hóa đơn lẻ của nhân viên thu mua
Bảng đối chiếu công nợ

c) Đối với hàng hóa chuyển bán

Bao gồm những mặt hàng như: nước ngọt, bia rượu, bánh kẹo, …phải tiến hành nhập kho theo dõi 156

Các loại chứng từ cần biết:

Phiếu chi tiền, ủy nhiệm chi nếu hóa đơn > 20.000.000đ
Hóa đơn GTGT hoặc thông thường
Hợp đồng, thanh lý (nếu có)
Phiếu nhập kho
Phiếu giao hàng (nếu có)
Giấy đề nghị thanh toán (nếu có)
Bảng đối chiếu công nợ nếu mua nợ thanh toán theo từng đợt.

d) Các báo cáo cần nộp:

Tổng hợp nhập xuất tồn
Bảng đối chiếu kiểm kê
Bảng đối chiếu công nợ
Bảng tổng hợp công nợ
Báo cáo thuế đầu vào phụ lục 02-GTGT

e) Một số công việc khác

Định kỳ mỗi cuối tuần tiến hành kiểm kê 1 lần và thực hiện tổng kết vào cuối mỗi tháng
Kiểm tra hạn sử dụng của các loại nước uống, kiểm tra chất lượng hàng hóa trong kho
Trường hợp hàng bị hết hạn sử dụng thì phải hủy ngay và báo cho cấp trên xử lý.

2.2 Xuất hóa đơn đầu ra

a) Các công việc xuất hóa đơn đầu ra

Kế toán nhà hàng thực hiện các công việc xuất hóa đơn đầu ra như sau:

Bill thanh toán + order đi kèm (nếu có)
Hóa đơn GTGT hoặc thông thường
Xuất hóa đơn có kèm bảng kê chi tiết từng món ăn
Phiếu xác nhận dịch vụ, hoặc hợp đồng kinh tế nếu khách đặt trước
Thanh lý hợp đồng
Phiếu thu tiền nếu thanh toán ngay tiền mặt. Trường hợp khách cà thẻ: khách đưa thẻ quẹt qua khe quẹt đọc thẻ, nhập mã số cá nhân và số tiền cần thanh toán, máy sẽ in ra hóa đơn và khách hàng ký vào, hoàn tất quy trình thanh toán.

b) Các báo cáo cần nộp

Bảng đối chiếu công nợ đầu ra
Bảng tổng hợp công nợ đầu ra
Báo cáo thuế đầu ra phụ lục 01-GTGT
Báo cáo sử dụng hóa đơn

2.3 Giá thành món ăn

Giá thành món ăn bao gồm: NVL chế biến theo định lượng, nhân công phục vụ, chi phí sản xuất chung,… Việc của kế toán nhà hàng là phải tập hợp được chi phí của từng món ăn, bao gồm cả nguyên liệu chính và các nguyên vật liệu phụ bổ sung; từ đó tính được giá thành tương ứng của từng món và đưa vào bảng kê chi tiết đi kèm trước để phục vụ cho việc xuất hóa đơn tiếp khách, hóa đơn ăn uống.

2.4 Hạch toán kế toán nhà hàng

a) Thực hiện các công việc hạch toán

Khi mua hàng về, căn cứ vào hóa đơn hoặc bảng kê mua hàng hóa tài sản 01/ TNDN, hạch toán:

Nếu nhập kho: Nợ TK 152/ Có TK 111,112
Nếu mang vào bếp, bar: Nợ TK 154/ Có TK 111,112
Tiền lương trực tiếp của nhân viên bar, bếp: Nợ TK 154/ Có TK 334
Chi phí SXC: Nợ TK 154/ Có TK 111,112,131
Cuối ngày căn cứ vào định mức tiêu hao vật tư, kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632/ Có TK 154
Hạch toán doanh thu: Nợ TK 111,131/ Có TK 511,3331

b) Một số lưu ý

Đồ uống được tính như hàng thương mại, và giao cho bar hoặc nhân viên lễ tân quản lý, bán và làm báo cáo riêng
Chi phí NVL phụ có thể xuất cho bếp, bar…rồi phân bổ hàng ngày, số chưa dùng hết để dư ở TK 154
Mỗi hóa đơn cần có 1 bảng kê kèm theo để theo dõi món và tính giá thành
Những trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn, kế toán lập bảng kê và xuất 1 hóa đơn vào cuối ngày.

Trên đây là những nội dung cơ bản về "Kế toán ngành nhà hàng, khách sạn cần lưu ý những gì?". Khách hàng có thể liên hệ trực tiếp HTDNV GROUP để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.