
I. Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp năm 2020;
- Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
- Các văn bản hướng dẫn thi hành và quy định liên quan của cơ quan đăng ký kinh doanh.
II. Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập nhằm đại diện theo ủy quyền và thực hiện các hoạt động như:
- Giới thiệu, quảng bá hình ảnh doanh nghiệp;
- Tìm kiếm khách hàng, đối tác;
- Hỗ trợ chăm sóc khách hàng;
- Thực hiện các công việc giao dịch theo phạm vi được doanh nghiệp ủy quyền.
Khi nào doanh nghiệp nên thành lập văn phòng đại diện?
Mô hình này phù hợp khi doanh nghiệp muốn:
- Mở rộng thị trường sang tỉnh, thành phố khác;
- Có địa điểm tiếp nhận khách hàng;
- Tuyển dụng và quản lý nhân sự tại địa phương;
- Xây dựng hình ảnh thương hiệu trước khi mở rộng hoạt động kinh doanh.
III. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Khi mở văn phòng đại diện tổ chức/doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:
1. Doanh nghiệp đã được thành lập hợp pháp
Doanh nghiệp phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn hiệu lực.
2. Có địa điểm đặt văn phòng đại diện hợp pháp
Địa chỉ phải:
- Có thông tin rõ ràng;
- Không thuộc khu vực cấm đặt trụ sở theo quy định;
- Có quyền sử dụng hợp pháp.
3. Có người đứng đầu văn phòng đại diện
Doanh nghiệp được quyền bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện là cá nhân đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định.
4. Tên văn phòng đại diện đúng quy định
Tên phải bao gồm: Cụm từ "Văn phòng đại diện" + Tên doanh nghiệp
Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng - HTDNV Group
IV. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ
Thông thường hồ sơ gồm:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
- Biên bản họp (đối với loại hình doanh nghiệp phải họp thông qua quyết định);
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Giấy ủy quyền (nếu nộp thông qua người được ủy quyền kèm bản sao giấy tờ pháp lý của người nộp hồ sơ).
Bước 2. Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Tài chính nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện.
Hiện nay có thể nộp:
- Trực tiếp;
- Qua dịch vụ bưu chính;
- Qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3. Cơ quan đăng ký xem xét hồ sơ
Trong thời gian 3 ngày làm việc Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Tài chính sẽ phản hồi kết quả:
Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp:
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung.
Bước 4. Nhận kết quả
Sau khi được cấp giấy chứng nhận, văn phòng đại diện có thể chính thức hoạt động theo phạm vi được pháp luật cho phép.
V. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại HTDNV Group

HTDNV Group cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tư vấn đến khi nhận kết quả.
Khách hàng được hỗ trợ:
- Tư vấn điều kiện, tên và địa chỉ văn phòng đại diện;
- Soạn thảo đầy đủ hồ sơ theo quy định;
- Đại diện nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ;
- Hỗ trợ sửa đổi, bổ sung khi có yêu cầu;
- Bàn giao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động;
- Tư vấn các thủ tục cần thực hiện sau khi thành lập.
Sử dụng dịch vụ tại HTDNV Group giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và sớm đưa văn phòng đại diện vào hoạt động đúng quy định.
VI. FAQ – Câu hỏi thường gặp
1. Văn phòng đại diện có được kinh doanh không?
Không. Văn phòng đại diện chỉ có chức năng đại diện theo ủy quyền, liên lạc, xúc tiến thương mại và chăm sóc khách hàng. Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, ký kết hợp đồng ngoài phạm vi ủy quyền hoặc phát sinh doanh thu từ hoạt động kinh doanh.
2. Một doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?
Pháp luật không giới hạn số lượng văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể thành lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại các tỉnh, thành phố khác nhau tùy theo nhu cầu hoạt động.
3. Văn phòng đại diện có con dấu riêng không?
Có. Doanh nghiệp được quyền quyết định việc sử dụng con dấu cho văn phòng đại diện theo nhu cầu quản lý và hoạt động thực tế.
4. Văn phòng đại diện có phải kê khai và nộp thuế không?
Văn phòng đại diện không trực tiếp kinh doanh nên không kê khai thuế giá trị gia tăng hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp từ hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nếu có sử dụng lao động hoặc phát sinh các nghĩa vụ khác thì vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ về thuế, bảo hiểm và báo cáo theo quy định.
5. Có bắt buộc đặt văn phòng đại diện cùng tỉnh với trụ sở chính không?
Không. Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện tại cùng tỉnh hoặc ở bất kỳ tỉnh, thành phố nào trên cả nước, miễn đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.
------------------------------------------------
Trên đây là những thông tin cơ bản về thủ tục thành lập văn phòng đại diện theo quy định hiện hành. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn điều kiện, chuẩn bị hồ sơ hoặc sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói, hãy liên hệ HTDNV Group để được hỗ trợ nhanh chóng, đúng quy định và tiết kiệm thời gian.
►►► Gọi ngay 0909 206 247 hoặc 089 883 5656 để được chuyên viên HTDNV tư vấn miễn phí!




Dịch