• Mail: htdnv247@gmail.com
  • 0909 206 247 - 089 883 5656
Thành lập văn phòng đại diện là giải pháp giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động, xây dựng hình ảnh thương hiệu và thuận tiện trong việc tiếp cận khách hàng tại nhiều địa phương. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nắm rõ điều kiện, hồ sơ và quy trình thực hiện để tránh sai sót. Bài viết dưới đây HTDNV sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục thành lập văn phòng đại diện theo quy định hiện hành, đồng thời giải đáp những vấn đề doanh nghiệp thường gặp khi thực hiện.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện mới nhất

➨ Việc chuẩn bị đầy đủ thông tin về điều kiện, hồ sơ và quy trình đăng ký sẽ giúp doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện thuận lợi, hạn chế việc phải sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ nhiều lần.

I. Căn cứ pháp lý

  • Luật Doanh nghiệp năm 2020;
  • Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
  • Các văn bản hướng dẫn thi hành và quy định liên quan của cơ quan đăng ký kinh doanh.

II. Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập nhằm đại diện theo ủy quyền và thực hiện các hoạt động như:

  • Giới thiệu, quảng bá hình ảnh doanh nghiệp;
  • Tìm kiếm khách hàng, đối tác;
  • Hỗ trợ chăm sóc khách hàng;
  • Thực hiện các công việc giao dịch theo phạm vi được doanh nghiệp ủy quyền.
Lưu ý: Khác với chi nhánh, văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được xuất hóa đơn và không phát sinh doanh thu từ hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Khi nào doanh nghiệp nên thành lập văn phòng đại diện?

Mô hình này phù hợp khi doanh nghiệp muốn:

  • Mở rộng thị trường sang tỉnh, thành phố khác;
  • Có địa điểm tiếp nhận khách hàng;
  • Tuyển dụng và quản lý nhân sự tại địa phương;
  • Xây dựng hình ảnh thương hiệu trước khi mở rộng hoạt động kinh doanh.
➨ Doanh nghiệp đang có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện có thể liên hệ HTDNV để được kiểm tra điều kiện, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ và hỗ trợ thực hiện thủ tục theo đúng quy định.

III. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện mới nhất

Khi mở văn phòng đại diện tổ chức/doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:

➨ Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tư cách pháp lý của doanh nghiệp, địa điểm, người đứng đầu và tên văn phòng đại diện là cơ sở để cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét, giải quyết hồ sơ thành lập.

1. Doanh nghiệp đã được thành lập hợp pháp

Doanh nghiệp phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn hiệu lực.

2. Có địa điểm đặt văn phòng đại diện hợp pháp

Địa chỉ phải:

  • Có thông tin rõ ràng;
  • Không thuộc khu vực cấm đặt trụ sở theo quy định;
  • Có quyền sử dụng hợp pháp.
Lưu ý: Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tính pháp lý của địa điểm trước khi đăng ký, đồng thời chuẩn bị giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp để phục vụ việc giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

3. Có người đứng đầu văn phòng đại diện

Doanh nghiệp được quyền bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện là cá nhân đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định.

4. Tên văn phòng đại diện đúng quy định

Tên phải bao gồm: Cụm từ "Văn phòng đại diện" + Tên doanh nghiệp

Ví dụ:
Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng - HTDNV Group
Lưu ý: Tên văn phòng đại diện cần được trình bày thống nhất trên hồ sơ đăng ký, biển hiệu và các giấy tờ giao dịch có liên quan.
➨ HTDNV hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra điều kiện, rà soát địa điểm, tên văn phòng đại diện và thông tin người đứng đầu trước khi nộp hồ sơ, qua đó hạn chế việc phải sửa đổi hoặc bổ sung nhiều lần.

IV. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

➨ Thủ tục thành lập văn phòng đại diện được thực hiện theo từng bước, từ chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi quá trình xem xét đến nhận kết quả đăng ký hoạt động.

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ

Thông thường hồ sơ gồm:

  • Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
  • Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
  • Biên bản họp (đối với loại hình doanh nghiệp phải họp thông qua quyết định);
  • Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
  • Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện;
  • Giấy ủy quyền (nếu nộp thông qua người được ủy quyền kèm bản sao giấy tờ pháp lý của người nộp hồ sơ).
Lưu ý: Nội dung trong thông báo, quyết định, biên bản họp và quyết định bổ nhiệm cần thống nhất về tên, địa chỉ, người đứng đầu và phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện.

Bước 2. Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Tài chính nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện.

Hiện nay có thể nộp:

  • Trực tiếp;
  • Qua dịch vụ bưu chính;
  • Qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
➨ Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thành phần hồ sơ, thông tin kê khai và phương thức nhận kết quả trước khi nộp để hạn chế việc phải sửa đổi hoặc bổ sung.

Bước 3. Cơ quan đăng ký xem xét hồ sơ

Trong thời gian 3 ngày làm việc Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Tài chính sẽ phản hồi kết quả:

Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp:

  • Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung.

Lưu ý: Khi nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung, doanh nghiệp cần rà soát đúng nội dung được yêu cầu và hoàn thiện hồ sơ trong thời gian phù hợp để tránh kéo dài quá trình xử lý.

Bước 4. Nhận kết quả

Sau khi được cấp giấy chứng nhận, văn phòng đại diện có thể chính thức hoạt động theo phạm vi được pháp luật cho phép.

V. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại HTDNV Group

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện mới nhất

HTDNV Group cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tư vấn đến khi nhận kết quả.

➨ Dịch vụ tại HTDNV Group phù hợp với doanh nghiệp cần hỗ trợ kiểm tra điều kiện, chuẩn bị hồ sơ, đại diện thực hiện thủ tục và theo dõi quá trình xử lý tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Khách hàng được hỗ trợ:

  • Tư vấn điều kiện, tên và địa chỉ văn phòng đại diện;
  • Soạn thảo đầy đủ hồ sơ theo quy định;
  • Đại diện nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ;
  • Hỗ trợ sửa đổi, bổ sung khi có yêu cầu;
  • Bàn giao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động;
  • Tư vấn các thủ tục cần thực hiện sau khi thành lập.

Sử dụng dịch vụ tại HTDNV Group giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và sớm đưa văn phòng đại diện vào hoạt động đúng quy định.

Lưu ý: Doanh nghiệp nên cung cấp đầy đủ thông tin về doanh nghiệp, địa chỉ dự kiến đặt văn phòng đại diện, người đứng đầu và phương án hoạt động để HTDNV Group kiểm tra hồ sơ và tư vấn phương án phù hợp ngay từ đầu.
➨ Doanh nghiệp có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện có thể liên hệ HTDNV Group để được tư vấn điều kiện, kiểm tra hồ sơ và hỗ trợ thực hiện thủ tục trọn gói theo đúng quy định.

VI. FAQ – Câu hỏi thường gặp

➨ Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến phạm vi hoạt động, số lượng văn phòng đại diện, con dấu, nghĩa vụ thuế và địa điểm đặt văn phòng đại diện.

1. Văn phòng đại diện có được kinh doanh không?

Không. Văn phòng đại diện chỉ có chức năng đại diện theo ủy quyền, liên lạc, xúc tiến thương mại và chăm sóc khách hàng. Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, ký kết hợp đồng ngoài phạm vi ủy quyền hoặc phát sinh doanh thu từ hoạt động kinh doanh.

Lưu ý: Văn phòng đại diện cần hoạt động đúng phạm vi được doanh nghiệp ủy quyền và không được thực hiện hoạt động kinh doanh như một chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.

2. Một doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?

Pháp luật không giới hạn số lượng văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể thành lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại các tỉnh, thành phố khác nhau tùy theo nhu cầu hoạt động.

3. Văn phòng đại diện có con dấu riêng không?

Có. Doanh nghiệp được quyền quyết định việc sử dụng con dấu cho văn phòng đại diện theo nhu cầu quản lý và hoạt động thực tế.

4. Văn phòng đại diện có phải kê khai và nộp thuế không?

Văn phòng đại diện không trực tiếp kinh doanh nên không kê khai thuế giá trị gia tăng hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp từ hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nếu có sử dụng lao động hoặc phát sinh các nghĩa vụ khác thì vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ về thuế, bảo hiểm và báo cáo theo quy định.

Lưu ý: Doanh nghiệp nên kiểm tra cụ thể các nghĩa vụ phát sinh của văn phòng đại diện, đặc biệt là thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội và báo cáo liên quan đến người lao động.

5. Có bắt buộc đặt văn phòng đại diện cùng tỉnh với trụ sở chính không?

Không. Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện tại cùng tỉnh hoặc ở bất kỳ tỉnh, thành phố nào trên cả nước, miễn đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.

------------------------------------------------

Trên đây là những thông tin cơ bản về thủ tục thành lập văn phòng đại diện theo quy định hiện hành. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn điều kiện, chuẩn bị hồ sơ hoặc sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói, hãy liên hệ HTDNV Group để được hỗ trợ nhanh chóng, đúng quy định và tiết kiệm thời gian.

➨ HTDNV Group hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra điều kiện, chuẩn bị hồ sơ, đại diện thực hiện thủ tục và theo dõi kết quả thành lập văn phòng đại diện theo đúng quy định.

0909206247

►►► Gọi ngay 0909 206 247 hoặc 089 883 5656 để được chuyên viên HTDNV tư vấn miễn phí!

Trang chủ
Danh mục
Tư vấn
Chat zalo Chat messenger Gọi hotline

Danh mục

social
Được hỗ trợ bởi Dịch