Thành lập văn phòng đại diện thì cần những giấy tờ gì? Dịch vụ thủ tục

23/10/2024
Phan Thị Phương Trinh

Thành lập văn phòng đại diện thì cần những giấy tờ gì? Dịch vụ thủ tục trọn gói, giá rẻ

THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện có quyền có con dấu riêng, tài khoản riêng nhưng không được thực hiện chức năng kinh doanh. Do đó, văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài như các đơn vị phụ thuộc khác của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện là gì? Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm những gì? Quy trình thủ tục mở văn phòng đại diện thế nào? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của HTDNV Group để giải đáp hết những thắc mắc trên nhé!

1. Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện (tên tiếng anh là representative office) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện về quyền và lợi ích của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh (có nghĩa là VPĐD không hoạt động vì mục đích sinh lời);
Văn phòng đại diện có mã số thuế riêng 13 chữ số, không có tư cách pháp nhân, không bắt buộc phải có con dấu công ty;
Văn phòng đại diện cũng có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (còn được gọi là giấy phép kinh doanh văn phòng đại diện).

2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….
Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.

3. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

a) Hồ sơ mở văn phòng đại diện gồm:

Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định và biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của:
- Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
- Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh.
Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu người đứng đầu văn phòng đại diện;
Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật);
Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

b) Nơi nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Cách 1: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT;
Cách 2: Nộp qua dịch vụ bưu chính Việt Nam (VNPost);
Cách 3: Nộp online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

c) Thời gian giải quyết

Chờ nhận giấy phép văn phòng đại diện.

Trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT sẽ xét duyệt hồ sơ và phản hồi kết quả:

Nếu hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT sẽ ra thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau khi chỉnh sửa, bổ sung, bạn tiến hành nộp lại hồ sơ.

4. Sau khi được cấp giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện

Để văn phòng đại diện được hoạt động một cách hợp pháp thì sau khi có giấy phép hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:

a) Treo bảng hiệu tại văn phòng đại diện

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải treo bảng hiệu cho văn phòng đại diện. Biển hiệu phải đảm bảo đầy đủ các thông tin như: tên văn phòng đại diện, mã số thuế văn phòng đại diện, địa chỉ, tên cơ quan chủ quản.

b) Nộp tờ khai và lệ phí môn bài

Trong thời gian được miễn lệ phí môn bài nếu công ty thành lập văn phòng đại diện thì văn phòng đại diện cũng được miễn lệ phí môn bài với thời gian tương ứng;
Mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm.

Lưu ý:

Trường hợp văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.

5. Điểm khác nhau giữa địa điểm kinh doanh, chi nhánh, văn phòng đại diện

Ngoài việc đăng ký thành lập địa điểm kinh doanh trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thành lập thêm chi nhánh, văn phòng đại diện. Tuy nhiên, mỗi loại hình sẽ có những ưu và nhược điểm khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích hoạt động của doanh nghiệp.

Dưới đây là những điểm khác nhau giữa 3 loại hình địa điểm kinh doanh, chi nhánh và văn phòng đại diện trong bảng dưới đây:

Đặc điểm	Chi nhánh công ty	Văn phòng đại diện	Địa điểm kinh doanh
Quyền hạn	Thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm chức năng đại diện theo ủy quyền.	Đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp.	Thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể.
Loại hình kinh doanh	Có thể kinh doanh tất cả các ngành nghề doanh nghiệp đăng ký.	Không có chức năng kinh doanh.	Được đăng ký kinh doanh một số ngành nghề doanh nghiệp đăng ký.
Con dấu	Có con dấu riêng.	Có con dấu riêng.	Không có con dấu riêng.
Giấy phép hoạt động	Có giấy phép chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.	Có giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện.	Có giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh.
Ký hợp đồng	Có thể ký hợp đồng kinh tế, nếu được ủy quyền từ doanh nghiệp chính.	Không được đứng tên trên hợp đồng kinh tế.	Không được đứng tên trên hợp đồng kinh tế.
Xuất hóa đơn	Có thể sử dụng và xuất hóa đơn.	Không được đăng ký, sử dụng hóa đơn.	Không được đăng ký, sử dụng hóa đơn.
Thuế phải nộp	Thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân (nếu có).	Thuế thu nhập cá nhân (nếu có).	Thuế môn bài.

Các câu hỏi liên quan đến thành lập văn phòng đại diện

1. Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hoạt động dưới sự ủy quyền của doanh nghiệp, do đó VPĐD không có tư cách pháp nhân.

2. Văn phòng đại diện có phải đóng lệ phí môn bài không?

Nếu trụ sở chính đang trong giai đoạn được miễn lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện thành lập trong khoảng thời gian đó cũng được miễn lệ phí môn bài. Mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm.

Tuy nhiên, nếu văn phòng đại diện không sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.

3. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?

Hồ sơ mở văn phòng đại diện gồm: thông báo thành lập văn phòng đại diện; quyết định và biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị về việc thành lập VPĐD; quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên...

Trên đây là những nội dung cơ bản về "Xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện". Khách hàng có thể liên hệ trực tiếp HTDNV GROUP để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.