Quy định xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

15/05/2025
Phan Thị Phương Trinh

Quy định xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mới nhất 2025

Hiện nay hầu hết các thủ tục hành chính về thuế đã được triển khai thực hiện qua hệ thống điện tử, như quy trình kê khai nộp thuế, đăng ký thuế điện tử… Tiếp đó, triển khai hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ 01/06/2025 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực sẽ thay đổi một số điều về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính. Xem ngay bài viết dưới đây của HTDNV Group để cập nhật những quy định mới nhất nhé!

1. Cơ sở pháp lý

Những quy định về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mới nhất dựa theo thông tư, nghị định sau:

(1) Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Về định nghĩa hoá đơn điện tử, Theo Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 3 Nghị Định 123 thì:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

(2) Thông tư 78/2021/TT-BTC

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC: Bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử trên phạm vi toàn quốc từ ngày 1/7/2022.

Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được xem như một mô hình chuyển đổi số doanh nghiệp được áp dụng với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Những hình thức hoá đơn điện tử bao gồm:

Hoá đơn điện tử có mã CQT;
Hoá đơn điện tử không có mã CQT;
Hoá đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế

(3) Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ

2. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

2.1 Máy tính tiền là gì?

Máy tính tiền có kết chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu điện tử, là một hay hệ thống thiết bị điện tử có phần mềm quản lý bán hàng gồm những chức năng chính:

Tính tiền;
Lưu trữ dữ liệu bán hàng;
Khởi tạo hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
Tra cứu & báo cáo giao dịch

2.2 Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Hóa đơn từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền, theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.
Cụ thể cấu trúc của mã cơ quan thuế trên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền gồm 23 ký tự:

C1C2-C3C4-C5C6C7C8C9 –C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20

3. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Từ 01/06/2025 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực thì đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (quy định tại khoản 1 Điều 51) có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên
Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng:
- Trung tâm thương mại;
- Siêu thị;
- Bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác);
Ăn uống;
Nhà hàng;
Khách sạn;
Dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim,
Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Như vậy, đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ, bán lẻ và F&B (nhà hàng, quán ăn, karaoke, bida, quán cafe, trà chanh, sinh tố…) sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền (POS) có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Nếu nhà hàng, quán cafe của bạn chưa có máy tính tiền hay phần mềm quản lý bán hàng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử thì cần lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng kết nối với phần mềm HĐ ĐT đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022.

Thời gian áp dụng triển khai HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền từ tháng 12/2022, CQT sẽ thông báo tới từng đối tượng yêu cầu phải chuyển đổi sang áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền đảm bảo hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho NNT, không làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị

4. 5 quy định khi xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền cần nắm rõ

4.1 Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khỏi tạo từ máy tính tiền

Đơn vị có đầy đủ phương tiện điện tử như chữ ký số, đã đăng ký và được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử để thực hiện giao dịch với cơ quan thuế;
Đơn vị được trang bị hạ tầng công nghệ thông tin như máy tính, thiết bị điện tử có kết nối internet, email;
Đơn vị sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử, có dẫn truyền dữ liệu hoá đơn điện tử tới Cơ quan thuế;

* Nếu doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì cần thay đổi phần mềm HĐ ĐT đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022.

4.2 Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử máy tính tiền

Dựa theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, những nguyên tắc sau được áp dụng với hoá đơn điện tử

Thứ nhất, đơn vị cần đảm bảo nhận biết hoá đơn in từ máy tính tiền truyền dẫn dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
Thứ hai, đơn vị kinh doanh không bắt buộc sử dụng chữ ký số
Thứ ba, Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn);

4.3 Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Tương tự như hoá đơn điện tử, hoá đơn từ máy tính tiền cần có đầy đủ nội dung sau:

Thông tin người bán bao gồm Tên, địa chỉ, mã số thuế;
Tên, địa chỉ, mã định danh cá nhân/mã số thuế/số điện thoại (nếu có yêu cầu từ người mua)
Tên sản phẩm, dịch vụ, sơn giá, số lượng, giá thanh toán.
Thời điểm xuất hóa đơn
Mã của cơ quan thuế

Lưu ý:

*Trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ:

Nội dung hóa đơn: Ghi đầy đủ thông tin giá bán chưa thuế GTGT; thuế suất GTGT; tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán có GTGT;

*Đối với mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền:

Khi đơn vị đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ cấp mã cho đơn vị;
Mã được cấp tự động và theo dải ký tự;
Đơn vị sẽ có mã riêng không trùng lặp

4.4 Thời điểm xuất hóa đơn từ máy tính tiền

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được quy định tại điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Như vậy có thể thấy thời điểm xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là thời điểm bên bán hoàn thành nhiệm vụ cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền.

4.5 Trách nhiệm người xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Thông tư 78/2021/TT-BTC đã quy định cụ thể về trách nhiệm của người bán hàng hay người xuất hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền:

Đảm bảo đã đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế được khởi tạo từ máy tính tiền kết chuyển dữ liệu đến cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế áp dụng theo quy định tại điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Đảm bảo lập HĐĐT có mã của cơ quan Thuế khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điều 11, nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78.
Đảm bảo áp dụng dải ký tự có mã được cấp bởi Cơ quan thuế khi lập Hoá đơn điện tử có mã của CQT khởi tạo từ máy tính tiền kết chuyển dữ liệu với CQT, liên tục và duy nhất;
Đảm bảo chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền đến cổng Thông tin điện tử của Cơ quan thuế ngay trong ngày xuất hóa đơn.
Việc chuyển dữ liệu sẽ được thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu hóa đơn điện tử. Các đơn vị cung cấp dịch vụ nhận truyền dữ liệu phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định, được Tổng Cục Thuế thẩm định và công nhận.

5. Lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền

5.1 Lợi ích của hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế

Tối giản thủ tục kê khai, nộp thuế giúp cơ quan thuế quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị dễ dàng hơn
Minh bạch các hoạt động nộp thuế, hạn chế các trường hợp kê khai không tự giác, trung thực từ hộ kinh doanh

5.2 Lợi ích của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với người nộp thuế, các đơn vị kinh doanh

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực khi mua hoá đơn chứng từ hợp pháp, xử lý sai sót trực tiếp cho những giao dịch phát sinh trên thiết bị tính tiền của đơn vị khi cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo tiêu chuẩn của cơ quan thuế…
Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế;
Đơn vị kinh doanh sử hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp giao dịch với khách hàng minh bạch, thuận tiện hơn, tăng tỷ lệ quay lại sử dụng dịch vụ.

Như vậy, Việc sử dụng hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền sẽ mang lại lợi ích kép cho cả cơ quan thuế và người nộp thuế như là nhà hàng, quán ăn…

6. Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử máy tính tiền

Để có thể xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền người nộp thuế cần đăng ký sử dụng theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trường hợp 1: Người nộp thuế lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thuộc đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền cần đăng ký qua đơn vị cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử
Trường hợp 2: Người nộp thuế đã thực hiện đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử thành công và muốn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử tại:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ.
- Trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

5. Dịch vụ cung cấp về thủ tục pháp lý tại HTDNV Group

Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tư vấn giấy tờ pháp lý cho doanh nghiệp được HTDNV Group hỗ trợ thủ tục một cách nhanh chóng và đơn giản. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi:

✅Đại diện cho doanh nghiệp tiến hành các thủ tục;

✅ Tư vấn và soạn thảo hồ sơ thay đổi phù hợp với yêu cầu của khách hàng và quy định của pháp luật;

✅ Hoàn thiện hồ sơ cho quý khách hàng;

✅ Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện các thủ tục pháp lý phát sinh;

✅ Hỗ trợ các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Toàn bộ bài viết về gia hạn vốn góp đầu tư. "HTDNV Group có kinh nghiệm và năng lực cung cấp các dịch vụ tư vấn liên quan đến Doanh nghiệp và đầu tư. Vui lòng tham khảo về dịch vụ của chúng tôi và liên hệ với đội ngũ Hành Trình Doanh Nghiệp Việt của chúng tôi thông qua website: www.htdnv.vn ".

Sau khi hoàn tất các thủ tục thành lập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế định kỳ theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, quá trình này không chỉ đòi hỏi sự chính xác mà còn tốn nhiều thời gian và công sức. Vì thế chúng tôi luôn có đội ngũ hỗ trợ "Kê khai báo cáo thuế" với chi phí chỉ từ 500.000đ cho Quý doanh nghiệp vừa mới thành lập.

►►► Dịch vụ kế toán thuế tại HTDNV Group

HTDNV Group tự hào là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ thuế trọn gói cho doanh nghiệp, bao gồm:

✅ Kê khai và nộp tờ khai thuế: Hỗ trợ doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và các loại thuế khác theo quy định.

✅ Quyết toán thuế: Thực hiện quyết toán thuế cuối năm, đảm bảo số liệu chính xác, hợp lệ và giảm thiểu rủi ro bị truy thu hoặc phạt do sai sót.

✅ Tư vấn và tối ưu thuế: Đưa ra giải pháp tối ưu chi phí thuế hợp pháp, giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng tài chính.

✅ Đại diện làm việc với cơ quan thuế: Giải quyết các vấn đề liên quan đến hồ sơ thuế, hoàn thuế, xử lý vi phạm hành chính về thuế nếu có.

►►► Với đội ngũ giàu kinh nghiệm, HTDNV Group giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật về thuế mà không lo lắng về các thủ tục phức tạp.

Trên đây là những nội dung cơ bản về"Quy định xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền". Khách hàng có thể liên hệ trực tiếp HTDNV GROUP để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.

Với quan điểm vì lợi ích cao nhất của khách hàng, chúng tôi – HTDNV GROUP xin cam kết:

👉	Không phát sinh thêm bất kỳ chi phí nào khi sử dụng dịch vụ.
👉	Hỗ trợ trọn gói thủ tục, hồ sơ.
👉	Đảm bảo thời gian hoàn thành hồ sơ nhanh chóng, đúng hẹn.
👉	Đảm bảo đúng những quy định pháp luật.
👉	Tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc liên quan về pháp lý khi thành lập và vận hành.
👉	Đồng hành và hỗ trợ xử lý những vấn đề phát sinh.