Ở góc độ thực tiễn, thành lập công ty là quá trình chuẩn bị đầy đủ các điều kiện kinh doanh để một tổ chức có thể hoạt động kinh doanh, bao gồm văn phòng, nhà xưởng, máy móc, thiết bị, nhân sự, vốn,...Ở góc độ luật pháp, thành lập công ty được xem là quá trình thực hiện nhiều thủ tục pháp lý được quy định bởi những cơ quan quản lý, cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trong bài viết này, HTDNV Group sẽ hướng dẫn bạn các bước cần thiết khi thành lập một công ty mới đúng theo quy định của pháp luật.

Trước khi bắt đầu thực hiện soạn thảo hồ sơ để thành lập công ty mới, chủ doanh nghiệp cùng các thành viên cần ngồi lại với nhau để bàn bạc và xác định đầy đủ các thông tin liên quan đến việc thành lập công ty.

1. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

• Loại hình doanh nghiệp là yếu tố quan trọng mà bạn cần phải xem xét và nắm vững. Chủ doanh nghiệp cần hiểu rõ đặc điểm của từng loại hình doanh nghiệp để có thể xác định và chọn lựa loại hình doanh nghiệp phù hợp nhất với định hướng phát triển của công ty. 
• Những yếu tố chính mà chủ doanh nghiệp cần cân nhắc để lựa chọn loại hình của tổ chức phù hợp: thuế, trách nhiệm pháp lý, khả năng chuyển nhượng, bổ sung, thay thế, quy mô doanh nghiệp để thu hút nhà đầu tư khác.
• Các loại hình doanh nghiệp phổ biến ở nước ta bao gồm: Doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh, Công ty TNHH 1 thành viên, Công ty TNHH (2 thành viên trở lên), Công ty cổ phần.

2. Lựa chọn ngành nghề kinh doanh

• Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp quy định các lĩnh vực kinh doanh mà doanh nghiệp được phép hoạt động, cũng như các mặt hàng mà doanh nghiệp được phép thể hiện trên hóa đơn giá trị tăng xuất cho người mua hàng. Do đó, bạn cần xác định rõ tất cả các ngành nghề kinh doanh mà công ty sẽ hoạt động trong thời gian tới.

3. Đặt tên công ty

• Tên công ty là yếu tố liên quan đến việc nhận diện, nhận dạng và mang cả thương hiệu của doanh nghiệp sau này.
• Khi đặt tên công ty, tốt nhất nên chọn tên công ty ngắn gọn, dễ nhớ, dễ phát âm và không bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các công ty đã thành lập trước đó (áp dụng trên toàn quốc). 
• Để xác định tên công ty mình có bị trùng với những công ty khác hay không, bạn có thể truy cập vào “Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp” để tra cứu.

4. Xác định địa chỉ trụ sở công ty

• Xác định địa chỉ trụ sở thuộc quyền sử dụng hợp pháp của công ty.
• Trụ sở chính của công ty là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc trung ương, số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

5. Xác định thành viên/cổ đông góp vốn

Thành viên/cổ đông góp vốn là những người trực tiếp sở hữu công ty kể từ lúc mới thành lập.

Bạn cần liệt kê rõ:

• Công ty bạn thành lập có bao nhiêu thành viên/cổ đông góp vốn?
• Số vốn góp của mỗi thành viên/cổ đông là bao nhiêu?
• Tỷ lệ vốn góp của mỗi thành viên/cổ đông là bao nhiêu?

Dĩ nhiên, thành viên/cổ đông có tỷ lệ vốn góp cao nhất sẽ có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất với công ty.

6. Xác định mức vốn điều lệ

• Vốn điều lệ là số vốn do các thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp đủ trong một thời hạn nhất định (không quá 90 ngày kể từ ngày được cấp phép hoạt động) và được ghi vào Điều lệ công ty.
• Vốn điều lệ được xác định dựa trên tổng số vốn góp của các thành viên/cổ đông trong công ty.
• Cần lưu ý rằng, mức thuế môn bài hàng năm mà công ty phải đóng được xác định dựa trên mức vốn điều lệ của công ty.

7. Xác định người đại diện pháp luật

• Sau khi đã xác định hết những thông tin trên, bạn cần xác định ai sẽ là người đại diện pháp luật của công ty.
• Người đại diện theo pháp luật là người do pháp luật hoặc do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định, để đại diện cho công ty thực hiện các giao dịch như ký hợp đồng, ký các văn bản hồ sơ thuế,..
• Thông thường, chức danh của người đại diện theo pháp luật trong công ty có thể là giám đốc, tổng giám đốc, phó giám đốc, phó tổng giám đốc.

Sau khi đã chuẩn bị xong các thông tin cần thiết, người thực hiện thủ tục bắt đầu tiến hành soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ cần thiết. Tùy theo loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh mà hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau. Dưới đây là những loại hồ sơ phổ biến mà hầu hết người thực hiện đều phải chuẩn bị khi thành lập một công ty mới:

• Giấy đề nghị đăng ký công ty
• Điều lệ công ty
• Danh sách thành viên/cổ đông góp vốn
• Bản sao giấy tờ tùy thân của các thành viên/cổ đông góp vốn
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty có yếu tố vốn góp nước ngoài
• Giấy tờ bổ sung trong trường hợp thành viên/cổ đông góp vốn là tổ chức
• Văn bản ủy quyền cho tổ chức/cá nhân thực hiện thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh (nếu người làm thủ tục không phải Đại diện pháp luật)
• Các loại hồ sơ khác đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện

a) Xác định cơ quan đăng ký trực thuộc (nơi tiếp nhận hồ sơ)

Trước hết, người thực hiện cần nắm được rằng cơ quan nào sẽ tiếp nhận hồ sơ thành lập công ty của bạn. Thông thường, cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế Hoạch & Đầu Tư trực thuộc địa phương.

b) Nộp hồ sơ và nộp tiền đăng bố cáo

Người thực hiện mang hồ sơ tới cơ quan tiếp nhận để tiến hành nộp. Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị khoản tiền để nộp lệ phí đăng bố cáo lúc nộp hồ sơ.

c) Nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ của bạn hợp lệ bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

d) Đăng bố cáo

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ thay mặt bạn đăng bố cáo trong trường hợp bạn đã nộp lệ phí đăng bố cáo ở bước 2 thuộc giai đoạn này.

a) Thiết kế mẫu dấu

Trước khi tiến hành khắc dấu, bạn cần có bản thiết kế mẫu dấu. Bạn có thể tự thiết kế hoặc nhờ đơn vị thứ 3 hoặc cơ sở khắc dấu thiết kế giúp bạn.

b) Khắc dấu

Bạn mang một bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cùng bản thiết kế mẫu dấu (nếu có) đến cơ sở có chức năng khắc dấu để thực hiện việc làm con dấu pháp nhân cho công ty. 

c) Nhận con dấu pháp nhân

Khi đến nhận con dấu, đại diện doanh nghiệp mang theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc). Ngoài ra, nếu đại diện hợp pháp của doanh nghiệp không thể trực tiếp đi nhận con dấu thì có thể ủy quyền (ủy quyền có công chứng) cho người khác đến nhận con dấu.

Một doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề không có điều kiện sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và con dấu là có thể tiến hành các hoạt động kinh doanh của mình theo quy định tại Điều 8 Luật Doanh nghiệp.

Tuy nhiên theo quy định pháp luật, sau khi có giấy phép Đăng ký kinh doanh thì Doanh nghiệp cần thực hiện các công việc như sau:

a) Treo bảng hiệu tại địa chỉ trụ sở công ty

Kể từ khi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu lực, bạn cần tiến hành treo bảng hiệu tại địa chỉ trụ sở công ty. Bảng hiệu công ty cần đảm bảo các tiêu chí sau:

• Phải chứa các thông tin bao gồm: Tên công ty, Mã Số Thuế, Địa Chỉ.
• Kích thước: Đối với biển hiệu ngang thì chiều cao tối đa là 02 mét (m), chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà; Đối với biển hiệu dọc thì chiều ngang tối đa là 01 mét (m), chiều cao tối đa là 04 mét (m) nhưng không vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.
• Vị trí: tại nơi có thể nhìn rõ từ bên ngoài.

Bảng hiệu phải được đặt xuyên suốt tại địa chỉ trụ sở kể từ khi công ty được thành lập cho đến khi công ty bạn thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ trụ sở hay giải thể.

b) Đăng ký chữ ký số

Chữ ký số là một ứng dụng công nghệ giúp doanh nghiệp thể ký các văn bản, tài liệu điện tử như là việc ký & đóng dấu các văn bản thông thường. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều dùng chữ ký số.

Chữ ký số được dùng trong các trường hợp phổ biến như:

• Ký hóa đơn điện tử
• Ký tờ khai thuế điện tử
• Ký hợp đồng điện tử

c) Đăng ký tài khoản ngân hàng

Mỗi doanh nghiệp cần ít nhất một tài khoản ngân hàng (đứng tên theo doanh nghiệp) để sử dụng trong các trường hợp như: nộp thuế điện tử, nhận thanh toán từ khách hàng, giao dịch khác,...

Khi mở tài khoản tại ngân hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

- Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

- Bản sao có chứng thực giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật
- Quyết định bổ nhiệm kế toán và bản sao có chứng thực giấy tờ chứng thực cá nhân của kế toán (trường hợp công ty đã có kế toán)

Vì thủ tục mở tài khoản tại mỗi ngân hàng sẽ khác nhau nên doanh nghiệp cần liên hệ trước với ngân hàng mà doanh nghiệp dự định mở tài khoản để chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu.

d) Đăng ký khai thuế qua mạng

Doanh nghiệp tiến hành đăng nhập hệ thống thuế điện tử (Etax) với tài khoản cấp bởi cơ quan thuế để tiến hành đăng ký các tờ khai cần thiết.

Hệ thống thuế điện tử Etax: https://thuedientu.gdt.gov.vn

e) Nộp tờ khai & nộp thuế môn bài

Nộp tờ khai thuế môn bài và nộp lệ phí môn bài ( Mẫu số 01/MBAI theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP). 

Mức đóng lệ phí môn bài được quy định như sau:

f) Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT

Tiến hành đăng ký khai thuế ban đầu với cơ quan thuế quản lý trong thời hạn quy định.

g) Đăng ký và thông báo sử dụng hóa đơn điện tử

Làm thủ tục mua, đặt in, tự in hóa đơn theo thông tư 39/2014/TT-BTC hóa đơn chứng từ có hiệu lực từ 01/06/2014. Kể từ ngày 1/9/2014 các doanh nghiệp mới thành lập sẽ được đăng ký phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và được đặt in hóa đơn GTGT sử dụng.

h) Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện kinh doanh đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện

• Cuối cùng người thực hiện thực hiện một số thủ tục khác đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện để đáp ứng đầy đủ về mặt pháp lý, chẳng hạn như xin cấp giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (ngành sản xuất hàng thực phẩm), quyết định cho phép thành lập trường (đối với ngành giáo dục),...
• Nếu bạn không muốn tốn thời gian thực hiện hết tất cả các công việc rắc rối trên, bạn có thể liên hệ Hành trình doanh nghiệp Việt để việc thành lập công ty được thực hiện trọn gói một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm nhé. 

Tại sao lại sử dụng gói combo thành lập doanh nghiệp ưu đãi 2024 tại HTNDV GROUP?

1. Đội ngũ tư vấn chuyên môn và giàu kinh nghiệm:

• HTNDV GROUP sở hữu đội ngũ chuyên gia tư vấn dày dặn kinh nghiệm, giúp bạn hiểu rõ quy trình và các quy định pháp lý, đồng thời đưa ra những giải pháp tối ưu cho việc thành lập doanh nghiệp.

2. Quy trình làm việc chuyên nghiệp, rõ ràng, nhanh chóng:

• Với quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch và nhanh chóng, HTNDV GROUP đảm bảo hoàn thành các thủ tục thành lập doanh nghiệp một cách nhanh nhất, tiết kiệm thời gian và công sức cho khách hàng.

3. Thủ tục thực hiện đúng quy định và đảm bảo quyền lợi doanh nghiệp:

• HTNDV GROUP cam kết thực hiện đúng các quy định pháp luật, đảm bảo quyền lợi tối đa cho doanh nghiệp trong quá trình thành lập và hoạt động sau này.

4. Tặng 01 tháng dịch vụ Kế toán thuế khi ký Hợp đồng dịch vụ 12 tháng và thanh toán 6 tháng phí dịch vụ đầu tiên:

• Khách hàng sẽ được tặng thêm 01 tháng dịch vụ Kế toán thuế khi ký hợp đồng dịch vụ 12 tháng và thanh toán trước 6 tháng phí dịch vụ đầu tiên, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và ổn định hoạt động tài chính.

5. Chia sẻ các thông tin mới nhất liên quan đến chính sách thuế, BHXH,... hiện hành:

• HTNDV GROUP luôn cập nhật và chia sẻ những thông tin mới nhất về chính sách thuế, bảo hiểm xã hội, và các quy định pháp luật khác, giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời và tuân thủ đúng các quy định.

Gói dịch vụ bao gồm: