Hiện nay mã số mã vạch được ứng dụng phổ biến không riêng gì ngành hàng xuất khẩu mà hầu hết các siêu thị, cửa hàng tiện lợi lớn nhỏ tại Việt Nam đều đã áp dụng công nghệ này. Đây được xem như là tấm “thẻ căn cước”, “hộ chiếu” quan trọng dành cho hàng hóa, sản phẩm. Sữa là một trong những sản phẩm phổ biến hằng ngày và được phân bổ hầu hết các siêu thị lớn nhỏ cả nước. Do đó việc đăng ký mã vạch cho sản phẩm là điều cần thiết. Hãy cùng theo dõi qua bài viết dưới đây của HTDNV Group để tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết dưới đây để hiểu lý do tại sao mã số mã vạch rất cần thiết nhé.

• Nghị định 74/2018/NĐ-CP Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều Luật chất lượng sản phẩm, hàng hóa
• Thông tư số 232/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cấp mã số, mã vạch.       

Tại khoản 2 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN ngày 30/12/2020 có định nghĩa:

• Mã vạch là phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số bằng: loại ký hiệu vạch tuyến tính (mã vạch một chiều); tập hợp điểm (Data Matrix, QRcode, PDF417 và các mã vạch hai chiều khác); chip nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID) và các công nghệ nhận dạng khác.
• Mã số là một dãy số hoặc chữ được sử dụng để định danh sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức, cá nhân.
• Trên bao bì hàng hóa, mã số mã vạch sản phẩm bao gồm mã vạch và mã số, biểu hiện như sau:
  • Mã vạch là một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ được sắp xếp theo một quy tắc mã hóa nhất định.
  • Mã số là dãy mã số tương ứng nằm bên dưới mã vạch.
  • Mã số giúp con người có thể nhận diện được hàng hóa; mã vạch giúp máy quét đọc được khi đưa vào quản lý hệ thống. Mã số mã vạch trên sản phẩm là một trong những dấu hiệu đặc biệt để phân biệt hàng giả, hàng nhái cũng như xuất xứ của sản phẩm.

Cấu tạo và thành phần của mã vạch. Mã vạch là một chuỗi các ký tự số được mã hóa thành các sọc đen trắng. Và được quy ước theo từng quy định khác nhau. Hàng hóa nào ngày nay cũng đều được in trang bị mã vạch trên sản phẩm. Vừa nâng cao hiệu quả trong quản lý sản phẩm đối với nhà sản xuất. Vừa tạo thuận lợi lớn cho các nhà bán lẻ trên thị trường.

Mã vạch là một nhóm các vạch và khoảng trống song song. Đặt xen kẽ dùng để thể hiện mã số dưới dạng kẻ sọc máy đọc mã vạch có thể đọc được. Mã vạch còn được ứng dụng ở rất nhiều môi trường khác nữa. Nhưng chúng vẫn là một quy chuẩn chung của mã vạch. Chỉ có điều là áp dụng ở các môi trường khác nhau thì chúng có đôi chút khác nhau như số lượng ký tự. Nhưng về cách thức mã hóa thì chúng vẫn phải tuân theo một quy chuẩn chung trên toàn thế giới.

4.1 Tạo trải nghiệm mua sắm thuận tiện hơn cho khách hàng 

Khách hàng có thể dễ dàng quét mã vạch sản phẩm để kiểm tra thông tin chi tiết về sản phẩm, bao gồm giá cả, nguồn gốc, thành phần… giúp ra quyết định mua hàng dễ dàng hơn.

4.2 Tối ưu hóa quy trình thanh toán 

Bằng cách quét mã vạch sản phẩm, thông tin về giá cả và sản phẩm sẽ tự động xuất hiện trên hệ thống thanh toán, giảm thiểu thời gian xử lý thanh toán và ngăn chặn các sai sót trong việc nhập liệu.

4.3 Đáp ứng yêu cầu của các cửa hàng, siêu thị

Hầu như tất cả các siêu thị, cửa hàng tiện lợi tại Việt Nam đều quản lý toàn bộ hàng hóa, sản phẩm thông qua mã số mã vạch. Do đó doanh nghiệp muốn đưa sản phẩm của mình vào siêu thị bắt buộc phải đăng ký mã số mã vạch sản phẩm.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã số mã vạch

Theo Điểm a Khoản 1 Điều 7 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gồm có:

• Đơn đăng ký sử dụng mã số mã vạch (theo mẫu số 12 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 74/2018/NĐ-CP).
• Bản đăng ký danh mục các sản phẩm sử dụng mã GTIN.
• Bản sao Quyết định thành lập công ty hoặc Giấy phép kinh doanh.
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).

Bước 2: Đăng ký tài khoản mã số mã vạch

Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải kê khai thông tin của doanh nghiệp, người được ủy quyền làm hồ sơ (nếu có) trên website của GS1 theo đường link https://vnpc.gs1.gov.vn/.

Bước 3: Nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký mã vạch

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch theo 2 cách sau:

• Cách 1: Nộp hồ sơ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện tới Bộ phận một cửa - Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng theo địa chỉ số 8 – Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.
• Cách 2: Nộp hồ sơ online trên website của Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Đồng thời, doanh nghiệp phải nộp kèm theo phí đăng ký mã số mã vạch và phí duy trì cho năm đầu tiên. Hình thức nộp lệ phí đăng ký mã số mã vạch: chuyển khoản/tiền mặt.

Bước 4: Thẩm định hồ sơ và cấp mã số mã vạch

Trong vòng 5 - 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (TCĐLCL) sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ và thông báo kết quả:

• Hồ sơ hợp lệ, Tổng cục TCĐLCL sẽ cấp mã số mã vạch cho doanh nghiệp để sử dụng trước.
• Nếu hồ sơ không hợp lệ, Tổng cục TCĐLCL thông báo cho tổ chức, doanh nghiệp chỉnh sửa hồ sơ và nộp lại trong thời hạn 5 ngày làm việc.

Bước 5: Kê khai thông tin sản phẩm

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 4 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, khi sử dụng mã số, mã vạch có tiền tố mã quốc gia Việt Nam “893” phải khai báo, cập nhật và cung cấp thông tin liên quan về tổ chức, cá nhân sử dụng mã số, mã vạch vào cơ sở dữ liệu do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng quản lý tại địa chỉ http://vnpc.gs1.gov.vn, bao gồm tối thiểu các nội dung sau: 

• GTIN (Mã số sản phẩm toàn cầu)
• Tên sản phẩm, nhãn hiệu.
• Mô tả sản phẩm.
• Tên doanh nghiệp.

• Thị trường mục tiêu.
• Hình ảnh sản phẩm.
• Nhóm sản phẩm (các loại sản phẩm có tính chất giống nhau).

Bước 6: Cấp giấy chứng nhận mã số mã vạch

Sau khi doanh nghiệp đã hoàn thành xong Bước 6, trong vòng khoảng 30 ngày sau đó, Tổng cục TCĐLCL sẽ cấp Giấy chứng nhận mã số mã vạch cho cá nhân/tổ chức/doanh nghiệp.

Lưu ý: Giấy chứng nhận mã số mã vạch trong trường hợp cấp mới chỉ có thời hạn sử dụng 3 năm từ ngày cấp.

Căn cứ Điều 32 Nghị định 119/2017/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 126/2021/NĐ-CP quy định về mức xử phạt vi phạm quy định về quản lý và sử dụng mã số mã vạch như sau: 

a) Phạt tiền từ 2.000.000 - 5.000.000 đồng đối với các hành vi:

• Không nộp phí duy trì quyền sử dụng mã số mã vạch. Có thể phạt tiền từ 1 đến 3 lần số tiền phí duy trì sử dụng mã số mã vạch với mức phạt tối đa là 50.000.000 đồng;
• Không đăng ký lại mã số mã vạch khi thay đổi thông tin về tên, địa chỉ giao dịch trên GPKD;
• Không thông báo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền về việc giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch bị mất hoặc hỏng;
• Sử dụng mã số mã vạch khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch đã hết hiệu lực;
• Không xuất trình văn bản chứng minh quyền sử dụng mã số mã vạch theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền;
• Không khai báo và cập nhật danh mục mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN) và mã số địa điểm toàn cầu (GLN);
• Kê khai mã số mã vạch trên cơ sở dữ liệu mã số mã vạch quốc gia không đúng với thông tin thực tế về thương phẩm sử dụng mã GTIN hoặc địa điểm sử dụng mã GLN, trong đó:

• Thể hiện hoặc sử dụng mã truy vết, thẻ, tem, nhãn hoặc định dạng bằng một phương thức khác để cung cấp thông tin về nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa nhưng không có dữ liệu hoặc có dữ liệu nhưng trái với quy định pháp luật;
• Thực hiện gắn thẻ, tem, nhãn hoặc định dạng bằng một phương thức khác để thể hiện cung cấp thông tin nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa nhưng không kê khai, cập nhật đúng quy định về việc thể hiện hình thức, nội dung thẻ, tem, nhãn, định dạng bằng một phương thức thích hợp.

b) Phạt tiền từ 6.000.000 - 10.000.000 đồng đối với các hành vi:

• Tự ý sử dụng mã vạch có đầu số 893 - Mã quốc gia Việt Nam khi chưa được cơ quan có thẩm quyền cấp phép;
• Sử dụng mã số mã vạch đã bị thu hồi;
• Bán, chuyển nhượng mã số mã vạch đã được cấp.

c) Phạt tiền từ 10.000.000 - 20.000.000 đồng đối với các hành vi:

• Tự ý in mã số mã vạch nước ngoài lên sản phẩm, hàng hóa sản xuất và đóng gói tại Việt Nam mà không có sự cho phép của chủ sở hữu mã số mã vạch nước ngoài;
• Sử dụng các dấu hiệu gây nhầm lẫn giữa mã số mã vạch của cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam và Tổ chức mã số mã vạch quốc tế.

d) Phạt tiền từ 20.000.000 - 50.000.000 đồng đối với các hành vi:

• Cung cấp và sử dụng nguồn dữ liệu mã số mã vạch trái với nguồn dữ liệu mã số mã vạch của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam và Tổ chức mã số mã vạch quốc tế;
• Cung cấp sai thông tin về chủ sở hữu hoặc đối tượng sử dụng mã số mã vạch đã được cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp;
• Tự ý phát triển và cung cấp các dịch vụ, giải pháp, ứng dụng dựa trên nền tảng mã số mã vạch của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam.

e) Phạt tiền từ 500.000 - 15.000.000 đồng đối với hành vi buôn bán hàng hóa vi phạm quy định về mã số mã vạch, mức phạt tùy thuộc vào giá trị hàng hóa.

• Khi đăng ký sử dụng số mã vạch, doanh nghiệp phải đóng lệ phí; và phí duy trì cho năm đầu tiên; Nếu doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã số mã vạch sau ngày 30/6 thì mức phí duy trì chỉ phải nộp trong năm đăng ký bằng 50% mức phí duy trì tương ứng với từng loại mã số mã vạch.
• Sau khi quá trình đăng ký mã số mã vạch thành công từ năm thứ 2 trở đi; phí duy trì hàng năm doanh nghiệp phải nộp trước ngày 30/6 hàng năm.
• Khi công ty thay đổi tên công ty; địa chỉ hoặc thất lạc giấy chứng nhận mã số mã vạch đề nghị doanh nghiệp làm thủ tục để thay đổi.
• Khi doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng mã số mã vạch nữa; đề nghị doanh nghiệp làm thủ tục ngừng sử dụng mã số mã vạch.
• Doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật sự thay đổi về các mã sản phẩm trên trang quản lý của GS1 Việt Nam khi có sự thay đổi các sản phẩm kinh doanh.