Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép. Vậy Thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cần có những thủ tục giấy tờ gì? Hãy cùng HTDNV Group giải đáp các thắc mắc của bạn qua bài viết sau đây.

• Luật Thương mại năm 2005;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016;
• Thông tư 11/2016/TT-BCT ngày 05/07/2016;

• Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

• Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

3.1 Hồ sơ cần chuẩn bị

• Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại điện (theo mẫu);
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam);
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/ bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sư tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa diểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện (theo quy định tại điều 28 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan);

Lưu ý: Đối với các tài liệu, thành phần hồ sơ là tiếng nước ngoài: Đề nghị thương nhân dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam; phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

3.2 Cơ quan cấp: Sở Công Thương

3.3 Thời hạn giải quyết:

• Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Trường hợp gửi lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành.

3.4 Lệ phí: 3.000.000 đồng/ 01 giấy phép.

Bước 1: Thương nhân nước ngoài chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật và nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Sở Công thương

Bước 2: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Sở Công thương tiếp nhận hồ sơ và cấp Biên nhận.

Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ, Sở Công thương có văn bản yêu cầu thương nhân bổ sung hồ sơ.

+ Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương xem xét và cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp không cấp Giấy phép, Sở Công thương phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do không cấp.

+ Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc việc thành lập văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành; Sở Công thương gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của cơ quan cấp phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Sở Công thương cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước 4: Thương nhân nước ngoài căn cứ vào ngày hẹn trên biên nhận đến nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Sở Công thương hoặc có thể đăng ký dịch vụ nhận kết quả qua bưu điện.

• Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;

• Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng đến 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);

• Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;

• Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);

• Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;

• Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;

• Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có).
  Lưu ý: khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;

• Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành.

Trên đây là những nội dung cơ bản về "Thủ tục thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam". Khách hàng có thể liên hệ trực tiếp  HTDNV GROUP  để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.

Với quan điểm vì lợi ích cao nhất của khách hàng, chúng tôi – HTDNV GROUP xin cam kết:

👉 Không phát sinh thêm bất kỳ chi phí nào khi sử dụng dịch vụ.

👉 Hỗ trợ trọn gói thủ tục, hồ sơ.

👉 Đảm bảo thời gian hoàn thành hồ sơ nhanh chóng, đúng hẹn.

👉 Đảm bảo đúng những quy định pháp luật.

👉 Tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc liên quan về pháp lý khi thành lập và vận hành

👉 Đồng hành và hỗ trợ xử lý những vấn đề phát sinh.

>> Xem thêm: Hồ sơ, thủ tục gia hạn vốn góp của công ty có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định mới nhất

Bài viết liên quan:

• Thuế đối với hộ kinh doanh cá thể có quy định như thế nào? Dịch vụ kế toán thuế trọn gói, giá rẻ
• Hồ sơ, thủ tục hoàn thuế tiêu thụ đặc biệt, dịch vụ kế toán thuế trọn gói, giá rẻ cả nước
• Quy định về toán hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai
• Dịch vụ hồ sơ, thủ tục thành lập chi nhánh công ty trọn gói, giá rẻ
• Thủ tục thành lập chi nhánh hạch toán phụ thuộc, hướng dẫn chi tiết hồ sơ, thủ tục trọn gói theo quy định mới nhất
• Thành lập chi nhánh hạch toán độc lập thì cần chuẩn bị hồ sơ gì? Dịch vụ làm giấy phép trọn gói
• Quy trình - thủ tục thành lập doanh nghiệp theo quy định mới nhất
• Dịch vụ kế toán thuế cho doanh nghiệp, bảng giá dịch vụ kế toán thuế trọn gói