Giấy Phép Lao Động Cho Người Nước Ngoài 2026: Điều Kiện, Hồ Sơ Và Quy Trình

I. Các loại Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam được xác định theo hình thức làm việc và thời hạn của giấy phép, trong đó người lao động nước ngoài phải đáp ứng điều kiện về vị trí công việc theo quy định.

1. Theo hình thức làm việc

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài có thể làm việc tại Việt Nam theo nhiều hình thức, bao gồm:

• Thực hiện hợp đồng lao động: Dành cho người nước ngoài ký hợp đồng lao động với người sử dụng lao động tại Việt Nam.
• Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Dành cho nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật của doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam và được điều chuyển sang làm việc theo quy định.
• Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội.
• Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.
• Chào bán dịch vụ.
• Tình nguyện viên.
• Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.
• Được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc, trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.
• Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam.
• Thực hiện hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.
• Một số hình thức khác theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

2. Theo thời hạn làm việc

Cách phân loại này có giá trị tham khảo vì chưa được quy định cụ thể theo quy định hiện hành. Thời hạn của Giấy phép lao động được xác định căn cứ vào từng hình thức làm việc và thời hạn của các giấy tờ liên quan, nhưng tối đa không quá 02 năm.

• Giấy phép lao động có thời hạn dưới 12 tháng: Thời hạn được xác định theo thời hạn của hợp đồng, văn bản cử người lao động sang Việt Nam, hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ và giấy tờ tương ứng với hình thức làm việc.
• Giấy phép lao động có thời hạn từ 12 tháng đến 02 năm: Thời hạn được xác định theo các giấy tờ liên quan nhưng tối đa không quá 02 năm.
• Trường hợp người lao động tiếp tục làm việc sau khi Giấy phép lao động hết hạn: Người sử dụng lao động thực hiện thủ tục gia hạn hoặc cấp Giấy phép lao động mới theo điều kiện và trường hợp cụ thể.

II. Quy trình thực hiện thủ tục Giấy phép lao động

Quy trình thực hiện thủ tục Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam thường gồm 2 bước chính.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động

• Thời gian thực hiện: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ trong thời hạn từ 60 ngày đến ít nhất 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.
• Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam: Đối với một số trường hợp tuyển dụng người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động phải thực hiện thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam trước ít nhất 05 ngày tính đến thời điểm nộp hồ sơ theo quy định.
• Văn bản đề nghị: Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp GPLĐ theo Mẫu số 03 ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp, có giá trị trong 12 tháng kể từ ngày ký kết luận.

• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp.
• Văn bản, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật:

• Nhà quản lý, giám đốc điều hành: Giấy tờ chứng minh vị trí quản lý (quyết định bổ nhiệm, điều lệ công ty,…).
• Chuyên gia: Bằng đại học hoặc tương đương và kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc từ 2 năm trở lên phù hợp với vị trí công việc dự kiến tại Việt Nam.
• Lao động kỹ thuật: Được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật hoặc ngành nghề khác ít nhất 1 năm và kinh nghiệm làm việc ít nhất 2 năm trong chuyên ngành được đào tạo; hoặc có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến tại Việt Nam.

• 02 ảnh màu: Kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.
• Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị theo quy định của pháp luật.
• Các giấy tờ khác liên quan đến người lao động nước ngoài (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ và chờ nhận kết quả của cơ quan có thẩm quyền

• Cơ quan tiếp nhận: Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.
• Hình thức nộp: Trực tiếp hoặc qua Cổng dịch vụ công quốc gia.
• Thời gian giải quyết: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ.
• Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hoặc không cấp GPLĐ, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
• Kết quả: Cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy phép lao động hoặc có văn bản trả lời và nêu rõ lý do nếu không cấp.

III. Thời gian cấp Giấy phép lao động

Tổng thời gian để hoàn thành thủ tục cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài có thể chia thành các giai đoạn:

• Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ: Thời gian phụ thuộc vào việc thu thập bằng cấp, giấy tờ chứng minh kinh nghiệm, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc và các giấy tờ liên quan.
• Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật: Nếu hồ sơ do nước ngoài cấp, thời gian thực hiện phụ thuộc vào cơ quan có thẩm quyền của từng quốc gia và loại giấy tờ.
• Nộp hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ: Người sử dụng lao động có thể nộp hồ sơ trong thời hạn từ 60 ngày đến ít nhất 10 ngày trước ngày dự kiến người lao động bắt đầu làm việc.
• Thời gian cơ quan có thẩm quyền xem xét hồ sơ: Cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ.

IV. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục Giấy phép lao động

• Điều kiện đối với người lao động nước ngoài: Người lao động phải đáp ứng các điều kiện theo quy định và làm việc tại vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Điều kiện về bằng cấp, kinh nghiệm được xác định cụ thể theo từng vị trí.
• Thời hạn của Giấy phép lao động: Tối đa 02 năm, tùy thuộc vào thời hạn của hợp đồng, văn bản cử sang làm việc hoặc giấy tờ tương ứng với hình thức làm việc.
• Hợp đồng lao động: Sau khi được cấp Giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định trước ngày dự kiến làm việc.
• Trường hợp miễn Giấy phép lao động: Có nhiều trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp GPLĐ theo quy định. Tùy từng trường hợp, người sử dụng lao động có thể phải thực hiện thủ tục cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ hoặc chỉ cần thông báo với cơ quan có thẩm quyền trước thời điểm người lao động dự kiến làm việc.
• Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật: Cần đảm bảo tất cả các giấy tờ nước ngoài được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp miễn) và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt một cách chính xác.
• Thủ tục sau khi có GPLĐ: Tùy trường hợp, người lao động nước ngoài có thể cần thực hiện thêm các thủ tục liên quan đến thị thực, thẻ tạm trú và cư trú tại Việt Nam.
• Đơn vị hỗ trợ: Quy trình xin cấp GPLĐ có thể phức tạp, đặc biệt đối với hồ sơ có bằng cấp, kinh nghiệm và giấy tờ được cấp ở nước ngoài. Việc sử dụng dịch vụ tư vấn của đơn vị tư vấn có kinh nghiệm như HTDNV Group có thể giúp doanh nghiệp kiểm tra điều kiện, chuẩn bị hồ sơ và hạn chế việc phải bổ sung, sửa đổi hồ sơ nhiều lần.

VI. Các bài viết liên quan

• Người Trung Quốc làm việc tại Việt Nam có cần thẻ tạm trú không?
• Người nước ngoài không có giấy phép lao động bị phạt bao nhiêu?
• Chi phí xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài bao nhiêu?
• Phân biệt visa, giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam
• Thủ tục gia hạn giấy phép lao động (Work Permit) như thế nào?

Lưu ý: HTDNV Group là đơn vị tư vấn tư nhân, không phải cơ quan nhà nước và không có thẩm quyền cấp Giấy phép lao động. Việc tiếp nhận, xem xét và quyết định cấp Giấy phép lao động thuộc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

-------------------------------------------

Việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện đúng quy trình xin Giấy phép lao động giúp doanh nghiệp đảm bảo người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam, hạn chế rủi ro bị xử phạt và các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động.

►►► Theo dõi HTDNV Group để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích về pháp lý, đầu tư, kế toán, thuế và các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp!

☎ Liên hệ ngay 0909 206 247 hoặc 089 883 5656 để được HTDNV Group tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng!