Gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam là thủ tục cần thực hiện khi giấy phép sắp hết thời hạn nhưng người lao động vẫn tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp. Để tránh gián đoạn hoạt động và các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về điều kiện, hồ sơ và thời hạn nộp hồ sơ gia hạn. Hãy cùng HTDNV Group tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

I. Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019
• Nghị định số 219/2025/NĐ-CP

II. Khái niệm về giấy phép lao động và điều kiện áp dụng

1. Giấy phép lao động là gì?

Giấy phép lao động (Work Permit) là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho người lao động nước ngoài để họ làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Trên giấy phép sẽ ghi rõ các thông tin: Họ tên, hộ chiếu, doanh nghiệp làm việc, vị trí công việc và thời hạn của giấy phép.

Theo quy định hiện hành, Giấy phép lao động là căn cứ quan trọng để:

• Người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam
• Doanh nghiệp chứng minh việc sử dụng lao động nước ngoài đúng quy định
• Thực hiện các thủ tục liên quan như xin thẻ tạm trú, gia hạn cư trú hoặc bảo lãnh lao động
• Hạn chế rủi ro xử phạt hành chính đối với doanh nghiệp và người lao động

Khi giấy phép lao động sắp hết thời hạn sử dụng mà người nước ngoài vẫn có nhu cầu tiếp tục làm việc tại Việt Nam thì đơn vị sử dụng lao động người nước ngoài phải làm thủ tục gia hạn giấy phép lao động.

>>> Xem thêm: Quy định mới cấp phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam

2. Thời hạn làm thủ tục gia hạn giấy phép lao động

Tối thiểu 5 ngày và tối đa 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn, bạn phải làm thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài.

Quá thời hạn mà đơn vị sử dụng lao động chưa kịp gia hạn giấy phép thì phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động mới.

III. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Bộ hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm có:

• Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo mẫu hiện hành;
• 02 ảnh kích thước 4x6cm trong vòng 06 tháng gần nhất;
• Giấy phép lao động đã được cấp còn hạn (bản gốc hoặc bản sao công chứng);
• Bản sao chứng thực hộ chiếu của người lao động còn hạn;
• Giấy khám sức khỏe hoặc giấy chứng nhận sức khỏe trong vòng 12 tháng gần nhất;
• Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung trong giấy phép lao động đã cấp.

>>> Xem thêm:  Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động chi tiết, mới nhất

IV. Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại HTDNV Group

Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động (Work Permit) tại HTDNV Group được thực hiện theo quy trình chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình xử lý hồ sơ.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và đánh giá điều kiện gia hạn

• HTDNV sẽ tiếp nhận thông tin của doanh nghiệp và người lao động nước ngoài, tiến hành kiểm tra thời hạn giấy phép lao động hiện tại và rà soát các điều kiện cần thiết để thực hiện gia hạn;
• Chuyên viên sẽ đánh giá khả năng gia hạn, kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ và tư vấn phương án phù hợp theo quy định hiện hành nhằm hạn chế các trường hợp hồ sơ bị từ chối hoặc phải xử lý lại.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục với cơ quan nhà nước

• Sau khi hồ sơ được xác nhận đủ điều kiện, HTDNV Group sẽ hỗ trợ khách hàng chuẩn bị giấy tờ, soạn thảo biểu mẫu và hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định;
• Đội ngũ chuyên viên sẽ đại diện khách hàng làm việc với cơ quan có thẩm quyền, theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình thực hiện.

Bước 3: Nhận kết quả và hỗ trợ sau gia hạn

• Sau khi hoàn tất thủ tục, HTDNV Group bàn giao giấy phép lao động đã được gia hạn cho khách hàng;
• Đồng thời hỗ trợ tư vấn các thủ tục liên quan như gia hạn hoặc cấp mới thẻ tạm trú, visa và các thủ tục lao động khác nhằm giúp người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

V. FAQ - Câu hỏi thường gặp

1. Quá hạn giấy phép lao động bị phạt thế nào?

Nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài sau khi giấy phép lao động hết hạn và không gia hạn kịp thời thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định hiện hành. Mức phạt đối với người sử dụng lao động có thể lên đến 75 triệu đồng tùy theo số lượng người vi phạm. Ngoài ra, người lao động nước ngoài làm việc khi giấy phép đã hết hiệu lực còn có nguy cơ bị xử phạt hoặc bị trục xuất khỏi Việt Nam.

2. Lệ phí khi gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài là bao nhiêu?

Tùy thuộc vào cơ quan cấp phép và quy định tại từng địa phương mà mức lệ phí gia hạn giấy phép lao động có thể khác nhau.

Mức thu tối đa đối với thủ tục liên quan đến giấy phép lao động thường gồm:

• Cấp mới giấy phép lao động cho người nước ngoài: không quá 600.000 đồng/01 giấy phép;
• Cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài: không quá 450.000 đồng/01 giấy phép.

3. Nộp hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động ở đâu?

Đơn vị sử dụng lao động nước ngoài nộp hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động tại Sở Nội vụ đã cấp giấy phép lao động trước đó.

4. Thời hạn của giấy phép lao động sau khi gia hạn là bao lâu?

Giấy phép lao động sau khi được gia hạn sẽ có thời hạn căn cứ theo hợp đồng lao động hoặc nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của doanh nghiệp, tuy nhiên thời hạn tối đa không quá 02 năm và chỉ được gia hạn duy nhất 01 lần theo quy định hiện hành.

5. Giấy phép lao động được gia hạn bao nhiêu lần?

Giấy phép lao động chỉ được gia hạn duy nhất một lần với thời hạn tối đa là 02 năm như đã quy định tại Điều 155 Bộ luật Lao động 2019.